Témoignages
12/10/2020

Le témoignage de Yannick Girault, DRH du Centre Hospitalier de Soissons

Le témoignage de Yannick Girault, DRH du Centre Hospitalier de Soissons

Le témoignage de Yannick Girault, DRH du Centre Hospitalier de Soissons

🚀 Date d’adoption de Hublo : juillet 2019
🏥 Capacité d’accueil : 762 lits et places

Établissement de recours infrarégional du territoire de l’Aisne-Sud, le Centre Hospitalier de Soissons est membre et établissement support du GHT SAPHIR.

Pourquoi avoir cherché à mettre en place une solution de gestion des remplacements ?

Yannick Girault : Je suis arrivé au CH de Soissons au poste de DRH, en janvier 2018. Je connaissais déjà l’une de vos solutions concurrentes, de l’ouest de la France, où je travaillais avant. Quand je suis arrivé à Soissons, l’établissement faisait beaucoup appel à l’intérim : infirmiers, aides-soignants, kinés... Il n’y avait aucune procédure de gestion des remplacements dans l’établissement, alors que le taux d’absentéisme y était très important : 10% environ.

Dès le mois de mai 2018, j’ai alors mis en place une procédure « papier » : les cadres demandaient à la direction des remplacements d’agents, pour des longues durées, ou bien des arrêts maladies courts. Dans le cas d’un arrêt long, on répondait avec le pool, mais dans le cas d’une absence courte et inopinée, on avait souvent du mal à trouver une solution. Les alternatives alors utilisées étaient soit d’enlever un poste de jour pour positionner un de nos agents sur le remplacement, soit par défaut, de ne pas remplacer la personne absente. S’il était possible d’anticiper, nous faisions appel à l’intérim, mais cela restait pour moi la dernière solution à envisager : en plus de la réactivité souvent insuffisante de l’agence, les intérimaires ne connaissent pas bien l’établissement, sont moins investis, et la qualité des soins est inférieure à nos exigences.

J’ai donc commencé à comparer les solutions de gestion des remplacements, et j’ai trouvé dans Hublo de nombreux avantages. Parmi eux : la possibilité de contrôler le respect des contraintes légales de temps de travail à chaque candidature d’un agent, et la possibilité de gérer également le « Plan Blanc », en situation de crise.

J’en ai alors parlé en interne, et nous avons pris la décision d’adopter Hublo en avril 2019.

Comment s’est passé le démarrage de Hublo dans l’établissement ?

Yannick Girault : Dès le début, notre vivier de remplaçants a explosé. Au mois de juillet, avant même que les accès soient ouverts au personnel, nous avions déjà 150 ou 200 remplaçants inscrits, agents ou vacataires. Aujourd’hui, nous en avons plus de 500. Avant Hublo, nous tournions sur une soixantaine de personnes…

Ce démarrage efficace a été porté par une bonne communication en interne.

Un autre facteur de motivation : depuis septembre 2018, j’avais introduit la rémunération des heures supplémentaires, mais celle-ci se faisait avec quelques mois de décalage. Avec Hublo, si un agent accepte une mission avant le 10 du mois, il est rémunéré dans le mois.

Concrètement, comment procédez-vous aujourd’hui pour trouver un remplaçant en cas d’absence ?

Yannick Girault : Nous avons gardé notre fonctionnement habituel avec une validation de la direction pour chaque demande de remplacement, et un suivi minutieux des heures supplémentaires. Concrètement, en cas d’absence inopinée, les cadres supérieurs - après validation de l’un des quatre membres de la direction - créent eux-mêmes la mission Hublo. Nous avons pour cela une quinzaine de licences « administrateurs » Hublo.

Un exemple précis de l’efficacité de l’outil : hier, nous avons dû faire un rappel au pied levé. Nous avons posté la mission sur Hublo à 20h15… 5 minutes après, elle était pourvue. Nous avons un taux de missions pourvues d’environ 85%. A chaque fois, nous favorisons les gens extérieurs à l’unité. Cela encourage la mobilité des agents et crée une dynamique au sein de l’établissement.

Je reste cependant vigilant au respect du quota annuel d’heures supplémentaires. La réglementation impose 180 heures supplémentaires par an. J’applique cette réglementation. Comme nous avons bien cadré l’utilisation, il n’y a pas de dérive possible.

Pourriez-vous quantifier l’impact de Hublo ?

Yannick Girault : Avant, mes dépenses d’intérim s’élevaient à 200 000 euros par an. Depuis juillet, date de mise en place de Hublo, je n’ai pas dépensé un centime en intérim. Les dépenses allouées aux heures supplémentaires ont certes augmenté, mais l’économie reste importante.

En plus de cela, les professionnels qui effectuent les remplacements sont des soignants qui connaissent l’institution, la façon de travailler, et qui assurent une qualité de soin que je ne pourrais pas retrouver ailleurs. Ce bénéfice est non négligeable.

Pour ma part, j’utilise surtout Hublo comme un outil de pilotage, mais les cadres sont très satisfaits aussi de l’utilisation qu’ils en font au quotidien. Cela représente un gain de temps considérable pour eux, et améliore leur qualité de vie au travail.

Quels retours avez-vous eus de la part de vos agents ?

Yannick Girault : Ils sont également très satisfaits de l’outil. Ils sont ravis d’expérimenter une mobilité nouvelle dans leurs missions et de découvrir des services auxquels ils n’avaient jamais pensé. Avant Hublo, ils n’avaient pas cette mobilité, voire s’y opposaient.

Par ailleurs, j’ai constaté que de nombreuses personnes qui ne répondaient auparavant pas aux remplacements, répondent depuis que l’on utilise Hublo ! Elles se sentent moins brusquées avec ce mode de propositions de missions moins intrusif, et plus responsabilisant.

L’outil fonctionne vraiment bien, il est intuitif et sympa à utiliser. Il est parfaitement adapté aux professionnels, particulièrement aux jeunes générations.

Un mot pour la fin ?

Yannick Girault : Nous avons aujourd’hui ouvert Hublo uniquement au personnel de santé, mais au cours du 1er trimestre de l’année prochaine, je compte élargir l’utilisation de la plateforme aux services techniques (restauration etc.). Je voulais bien maitriser l’outil dans un premier temps, et m’assurer de son bon fonctionnement. C’est chose faite !