Dans un secteur confronté à de fortes tensions de recrutement, certains EHPAD et établissements médico-sociaux parviennent à se démarquer, à renforcer leur attractivité et à fidéliser leurs équipes. Non pas grâce à des méthodes complexes ou coûteuses, mais grâce à des actions cohérentes, humaines et reconnues par les soignants, qui favorisent l’engagement sur la durée, avec des taux de CDI élevés et une ancienneté moyenne significative.
Mieux encore, plusieurs d'entre eux constatent qu'une part importante de leurs embauches en CDI provient de leur réseau de remplaçants et constatent la réduction drastique, voire la disparition, de leurs dépenses d’intérim. Alors, quel est leur secret ? Trêve de suspens, on vous partage les 5 moments clés qui, pour ces EHPAD et plus largement pour les établissements médico-sociaux, font la différence pour recruter efficacement et durablement.
Moment n°1 : être visible en ligne et localement
Dans un marché du recrutement ultra-compétitif et de plus en plus digitalisé, être invisible, c’est s’assurer des équipes incomplètes et alimenter le cercle vicieux de l’absentéisme.
Certains EHPAD et établissements médico-sociaux parviennent toutefois à se démarquer et à développer une marque employeur forte en mettant en place une stratégie qui combine présence digitale et ancrage territorial :
- Présence digitale : celle-ci repose sur un site internet mis à jour, alimenté par les actualités de la structure. Autre constat partagé par de nombreux EHPAD : une présence sur les réseaux sociaux est bénéfique (LinkedIn, Facebook, Instagram). Ces comptes sont le plus souvent animés par les soignants eux-mêmes, à l’aise avec les outils numériques et valorisés par cette mission complémentaire. Ils recommandent également une gestion active de la fiche Google de l’établissement, avec des réponses aux avis en ligne et une alimentation régulière en photos.
Astuce sur Hublo : mettez à jour votre vitrine établissement sur la plateforme (texte, photo, vidéo). Pour un candidat, une vitrine soignée en dit long sur l’établissement et ce, avant même d’y mettre les pieds.
- Ancrage territorial : n’hésitez pas à cultiver des relations avec vos acteurs locaux. Faites-vous connaître auprès de la mairie et des associations, développez des relations avec les centres de formations et écoles du coin (IFAS, IFSI, lycées…), prenez des étudiants stagiaires et participez aux salons et forums des métiers.
Enfin, ne négligez pas le pouvoir du bouche-à-oreille. Comme nous le disait Arnaud Villeneuve (directeur de l’EHPAD Marie Caudron Fourcade) lors du congrès AGE 3 de Bayonne :
« Vos meilleurs recruteurs sont les salariés et les remplaçants. »
Moment n°2 : attirer des candidats avec les bons avantages
Plusieurs leviers permettent d'attirer des candidats :
- La compétitivité financière : dans un secteur où les grilles salariales sont souvent contraintes, ce qui fait la différence, c'est la transparence. Annoncez clairement le salaire et les primes existantes dès l'offre d'emploi. Et surtout, communiquez sur ces avantages ! Prime de cooptation, d'ancienneté, de tutorat, de mérite ou encore d'assiduité : vous n'êtes pas obligé de toutes les proposer, mais en choisir quelques-unes et les mettre en avant permet de valoriser financièrement vos équipes sans exploser votre budget.
- La rapidité de paiement : une initiative mise en place par l’EHPAD Ma Maison Lyon Croix Rousse à Lyon. Payer ses soignants et remplaçants à la semaine donne du leste à ses équipes et permet de réduire les erreurs de fiches de paie. Un vrai levier d’attractivité qui demande certes un peu de réorganisation mais qui fait la différence.
- La flexibilité des plannings : les attentes des soignants changent et parmi leurs demandes les plus fréquentes… des plannings plus souples. Pour répondre à cette demande, l’EHPAD Bartischgut à Strasbourg propose des plannings de 7 ou 12h avec la possibilité de réaliser des heures supplémentaires via Hublo.
- Une QVCT soignée : pour améliorer la qualité de vie et les conditions au travail, les initiatives sont nombreuses. Voilà ce qui revient le plus souvent parmi les établissements ayant témoigné :
- l’organisation d’activités de bien-être (yoga, espaces de repos, salle de sport),
- un matériel de qualité disponible en quantité (ordinateurs, tenues pour les soignants)
- un vestiaire digne de ce nom et un service de restauration à prix réduit,
- des séances d’ostéopathie pour réduire les risques de troubles musculo-squelettiques et avec un psychologue pour prévenir l’épuisement professionnel,
- l’organisation d’événements de team-building et une direction à l’écoute, pour une équipe soudée.
Moment n°3 : proposer une expérience candidat 5 étoiles
Pour une expérience candidat aux petits oignons, et qui donne envie de rester surtout, les EHPAD identifient plusieurs processus clairs et réactifs, quel que soit le volume de candidatures, qui font la différence :
- La rapidité : dans un marché tendu, chaque jour de délai est une opportunité pour la concurrence. Répondre vite aux candidatures est essentiel.
- La prise de contact : au moins par mail ou appel téléphonique, ou mieux, en personne. Vous établissez un premier lien avec le candidat, qui en apprend ainsi davantage sur la structure et son rôle. Il se sait attendu, considéré et est bien plus susceptible d’honorer sa mission.
N'oubliez pas : chaque candidat est un ambassadeur potentiel de votre établissement. Pour préserver votre réputation et alimenter un bouche-à-oreille positif, répondez systématiquement à tous les candidats, y compris en cas de refus.
Moment n°4 : assurer une intégration dans les meilleures conditions
L'intégration détermine si une nouvelle recrue restera ou partira dans les premiers mois. Les EHPAD qui fidélisent soignent cette étape avec un plan de communication structuré :
- Avant l'arrivée : envoyez un email qui rassemble toutes les informations clés (codes d’accès, planning du mois et horaires, nom du binôme s’il est identifié, etc.)
- Les premiers jours : soignez l'accueil dès l'arrivée avec une visite de l'établissement, la présentation de l'équipe et la remise du badge et du livret du salarié. Certains EHPAD, comme La Caravelle, misent sur des goodies de bienvenue pour marquer l'appartenance dès le départ. Mais surtout, prévoyez un accompagnement en binôme pendant au moins 1 jour, voire 15 jours : c'est le retour le plus fréquent et sans doute le plus important. Avec une IDEC ou un soignant expérimenté à ses côtés, votre remplaçant découvre vos protocoles en situation réelle et en confiance.
Pensez à valoriser ce rôle de tuteur, notamment via une prime de tutorat : cela motive les équipes en place et reconnaît leur implication dans la réussite de l'intégration.
- À l’issue de la période d’intégration : demandez un retour d’expérience à vos équipes et principalement à son binôme. Si les choses se sont bien passées, tant mieux ! Si ce n’est pas le cas, vous pouvez envisager de retirer cette personne de votre réseau.
Moment n°5 : offrir un parcours de vie professionnelle
Pour fidéliser durablement vos équipes, proposez des perspectives d'évolution qui leur permettent de se projeter dans votre établissement. Vous pouvez envisager :
- La mobilité interne : si votre établissement est intégré à un groupe ou une association, proposez des changements géographiques ou des évolutions de poste. L'EHPAD La Caravelle, avec ses 22 établissements, offre par exemple un large panel de possibilités de mobilité à ses collaborateurs.
- La validation des acquis de l'expérience (VAE) : vous pouvez accompagner vos soignants non diplômés dans cette démarche qui permet de faire reconnaître officiellement les compétences développées sur le terrain.
- Les formations : pensez à proposer des formations internes animées par vos propres ressources (infirmière cadre, médecin coordinateur, psychologue), mais aussi des formations externes (comme le certificat de décès IDE par exemple) adaptées aux besoins identifiés. Vous pouvez ainsi créer un véritable programme de développement des compétences.
- Les entretiens annuels : enfin, profitez des entretiens annuels pour identifier les souhaits d'évolution de chacun et n'hésitez pas à construire ensemble des parcours professionnels personnalisés.
Tous ces efforts portent leurs fruits. Parmi les établissements témoins lors des ateliers AGE 3 2025, tous rapportent un réseau de remplaçants solides (1 790 missions réalisées en 2024 pour l’EHPAD Les Fassoles) et tous ont généré des économies sur leurs frais d’intérim (140 000 €/an pour l’EHPAD Les Sources du Verdet).
Mieux encore, une part importante des embauches en CDI provient directement de ces viviers de remplaçants. Le système fonctionne comme une période d'essai étendue où établissement et soignants se découvrent mutuellement avant de s'engager sur le long terme.
Dans un secteur en tension, l'attractivité d'un établissement ne s'invente pas, elle doit être construite jour après jour. Et la bonne nouvelle dans tout ça ? Chaque EHPAD, et plus largement chaque établissement médico-social, peut s’approprier ces 5 moments clés, en fonction de son contexte et de ses contraintes, pour attirer et fidéliser des soignants.
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