Bonne nouvelle : avec la publication du nouveau référentiel HAS en mars 2022, cette évaluation quinquennale a considérablement évolué. Finie l'approche purement administrative, elle s'inscrit désormais dans une démarche d'amélioration continue de la qualité des accompagnements, avec une méthodologie plus souple, davantage centrée sur la réalité du terrain des ESSMS.
Bien abordée, l’évaluation de la HAS peut devenir un véritable atout pour votre structure. Alors, comment la réussir sereinement, sans mettre vos équipes sous pression ? Faisons le point.
Qu’est-ce que l’évaluation par la HAS ?
Les critères d’évaluation de la HAS
Le référentiel d’évaluation de la qualité des ESSMS est le socle commun utilisé par les organismes habilités par la HAS pour mener leurs évaluations. La grille d’évaluation HAS repose sur un système de cotation précis (de 1 à 4), permettant de juger de votre niveau de conformité pour chaque critère.
L’évaluation a lieu tous les 5 ans et repose sur 157 critères déclinés en deux catégories :
- 139 critères standards : ils correspondent aux attendus classiques de l'évaluation et couvrent l'ensemble des dimensions de votre activité (projet d'établissement, accompagnement, gestion des risques, ressources humaines, etc.).
- 18 critères impératifs : c'est votre priorité absolue. Si ces critères ne sont pas satisfaits (cotation inférieure à 4/4), vous devrez mettre en place des actions correctives immédiates. Ils se déclinent en 4 axes :
- Respecter les droits de la personne accompagnée (liberté d'aller et venir, liberté de voter, respect de la vie privée…).
- Sécuriser la prise en charge médicamenteuse.
- Prévenir et gérer la maltraitance (plan de prévention, gestion des plaintes et événements indésirables).
- Organiser la gestion de crise et la continuité d'activité.
Le déroulé d’une évaluation HAS
Depuis 2022, le mode d'évaluation HAS repose sur un référentiel national qui équilibre trois méthodes : entretiens avec les personnes accompagnées, observations des pratiques, et consultation documentaire. L'objectif est de valoriser ce qui se fait réellement au quotidien, et non plus seulement ce qui est écrit dans les procédures. La documentation reste nécessaire pour prouver vos actions, mais elle doit refléter des pratiques effectives.
Par exemple, sur des sujets comme le critère dénutrition de la HAS, les évaluateurs ne se contentent pas de vérifier l’existence d’une procédure : ils observent si le repérage, le suivi et la traçabilité sont réellement appliqués auprès des personnes accompagnées.
Concrètement, lors de la visite, les évaluateurs observent comment les choses se passent vraiment : la communication avec les personnes accompagnées, la prise de décisions, la collaboration entre professionnels. Ils interrogent directement les résidents pour comprendre leur vécu et s’assurer qu’ils sont bien accompagnés et acteurs de leur projet de vie.
Sur le site officiel de la Haute Autorité de Santé, vous pouvez télécharger le référentiel d’évaluation de la qualité des ESSMS ainsi que le manuel d’évaluation HAS gratuitement au format PDF. Nous vous recommandons de travailler directement à partir de ces documents pour préparer votre prochaine évaluation HAS.
6 conseils pour préparer votre évaluation HAS en ESSMS
1. Réalisez un état des lieux sincère
Où en êtes-vous sur les 18 critères impératifs ? Quels sont vos points forts et vos fragilités ? Si les évaluateurs venaient demain, qu'observeraient-ils ?
Une fois le diagnostic posé, concentrez-vous sur les critères impératifs non satisfaits, sur les sujets où vous avez le plus de marge de progression rapide et également sur l’amélioration des pratiques qui ont une influence directe sur l’accompagnement de vos résidents.
2. Anticipez et priorisez
L'anticipation est votre meilleure alliée. Établissez un calendrier réaliste 2 ans avant l'évaluation pour intégrer progressivement les améliorations, sans précipitation ni pression sur les équipes.
Là encore, nous vous conseillons de donner la priorité aux 18 critères impératifs, puis à ce qui a le plus d'impact sur la qualité de votre accompagnement.
3. Intégrez les actions à votre quotidien
Plutôt que de vous lancer sur une multitude de groupes de travail chronophages, intégrez les améliorations identifiées dans votre fonctionnement quotidien.
Vous voulez renforcer la participation des résidents ? Commencez par de petites actions concrètes et construisez sur ce qui fonctionne.
Vous voulez améliorer la traçabilité des transmissions ? Choisissez un support structuré : cahier de liaison, logiciel de transmission, ou tableau de suivi. Testez la méthode avec une équipe, puis déployez-la progressivement aux autres une fois rodée.
4. Pilotez la démarche et mobilisez vos équipes
La préparation de l'évaluation nécessite un pilotage clair. Selon la taille de votre structure, il sera assuré directement par le directeur ou délégué à un responsable qualité, qui coordonnera les audits internes, la formation et le suivi du calendrier.
Pour mobiliser vos équipes sans les submerger : organisez des formations ciblées sur les critères HAS, impliquez-les dans l'identification des améliorations concrètes, valorisez leurs initiatives, et faites de cette évaluation un levier de motivation collective plutôt qu'une charge administrative supplémentaire.
5. Rassemblez les éléments de preuve essentiels
Si l'évaluation HAS met l’accent sur vos pratiques terrain , il reste important de garder une trace écrite de vos actions : projet d'établissement, tenue de registres, rédaction de comptes rendus qui serviront d'éléments de preuve lors de l'évaluation.
Organisez et centralisez votre système documentaire simplement. Regroupez vos documents dans un espace accessible (classeur, dossier partagé, plateforme), avec des versions à jour et clairement identifiées. Un document unique utilisé et connu de tous vaut mieux qu'une procédure exhaustive que personne n'applique.
6. Ne paniquez pas
La Haute Autorité de Santé recherche la progression, pas la perfection. Ce qu’elle veut voir, c'est une organisation honnête qui connaît ses forces et faiblesses, et qui fait des efforts.
Comment l’utilisation de Hublo vous aide à répondre aux attentes de la HAS
La gestion de vos ressources humaines impacte directement votre évaluation HAS : sans une organisation RH solide, impossible de garantir la continuité d'accompagnement, l'un des critères majeurs de l'évaluation HAS.
En vous constituant un réseau de professionnels qualifiés via Hublo et en organisant facilement votre planning de remplacements depuis la plateforme, vous :
- créez un vivier de professionnels compétents prêts à prendre le relai en cas d’absences,
- réduisez le sentiment d’urgence et soulagez vos équipes,
- démontrez aux évaluateurs de la HAS que vous êtes en mesure d’assurer un accompagnement stable et qualitatif.
Bonus inattendu : avec Hublo, vous répondez aux critères d’inclusivité demandés par la HAS grâce à des professionnels qualifiés aux profils variés.
Comme l'explique Stéphane Lhommedé, utilisateur de Hublo au Foyer d'accueil de Chemillé, les remplaçants Hublo sont « un vent de fraîcheur qui donne aux personnes accompagnées plein d'envies, plein de nouveautés et cela répond parfaitement aux attentes des politiques publiques ».
Le jour J : restez fidèle à la réalité du terrain
La visite d’évaluation peut durer jusqu’à 3 jours selon la taille et l’activité de votre établissement et peut comprendre une ou plusieurs méthodes d’évaluation :
- Accompagné traceur (suivre le parcours d'une personne accompagnée)
- Traceur ciblé (approfondir des thématiques précises)
- Audit système (comprendre l'organisation globale)
- Entretiens avec le Conseil de la Vie Sociale
Prévenez vos équipes en amont de l’évaluation et encouragez-les à rester « eux-mêmes », à parler de leur travail avec leurs propres mots. Inutile de formater un discours qui ne correspond pas à votre réalité quotidienne, l’évaluation, étalée sur plusieurs jours auprès de plusieurs interlocuteurs, identifiera les incohérences.
Soyez transparents sur vos réussites comme sur vos difficultés et travaux du moment, les évaluateurs apprécieront votre honnêteté.
Après l'évaluation : place aux enseignements
Une fois vos résultats obtenus, vous devrez les communiquez aux autorités de contrôle, aux professionnels de votre établissement et aux personnes accompagnées. Vous devrez par ailleurs élaborer un Plan d'Amélioration Continue de la Qualité (PACQ). Ce rapport, obligatoire, doit identifier une série d’actions (5 à 10) à mettre en place pour améliorer vos usages, avec des responsables identifiés, des échéances précises, des indicateurs simples et des ressources allouées.
Enfin, si un ou plusieurs des critères impératifs obtiennent une cotation inférieure à 4/4, vous devrez aussi élaborer un plan d'action immédiat à transmettre en même temps que le rapport.
Réussir son évaluation HAS finalement ce n'est pas viser la perfection, c’est démontrer qu’une organisation est capable d'assurer la continuité, la qualité et le sens de l'accompagnement, même face aux imprévus. C’est aussi l’occasion de prendre du recul sur vos pratiques et de valoriser le travail de vos équipes. Avec de l'anticipation, de la transparence, de la méthode et une équipe mobilisée, vous pouvez transformer l’évaluation de la HAS en opportunité pour renforcer l’attractivité de votre structure.
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