Essayez Hublo !
Avant d’adopter un nouvel outil digital, quand on est un établissement médico-social, on fait un rapide calcul pour ne pas céder à l’inflation administrative et digitale :
- Ce que ça va coûter : économiquement, en ressources humaines et en temps.
- Ce que ça va rapporter : retour sur investissement en économies, en QVCT et en qualité des soins.
C’est ce qu’a fait Stéphane Lhommedé, directeur adjoint du pôle Bien Vivre de l'Association Kypseli, en lien avec Céline Rodayer, cheffe de service sur trois établissements. Ensemble, ils ont travaillé à repenser, centraliser et connecter les différents outils RH pour faire – vraiment – gagner du temps aux équipes. Mais ceci est une autre histoire.
Aujourd’hui Stéphane a sa casquette de responsable de l’établissement de Chemillé, qui accueille une trentaine de personnes en situation de handicap. Il nous raconte ce que la mise en place de Hublo depuis presqu’un an a apporté à son équipe et à ses résidents. Et aussi, ce qu’il n’avait pas vu venir. Enfin pas aussi fort en tout cas. Mais commençons d’abord par ce qui était prévu :
1. Des économies financières grâce à un budget remplacements ajusté
Avant Hublo, l'association demandait des remplacements d'un ou deux mois à son agence d'intérim, sans avoir une vision précise du besoin réel et sans être toujours très satisfaite des intervenants. Résultat : du surbooking d'anticipation, avec des intérimaires payés pour rien, ou au contraire des équipes en déficit qu'il fallait maintenir coûte que coûte, au risque de les épuiser.
Avec Hublo, plus d’improvisation coûteuse ! Le budget d'intérim disparaît et les dépenses sont affinées, mission par mission, en fonction des besoins réels de l'établissement. « Économiquement, je trouve des équilibres », résume Stéphane Lhommedé. Équilibre qu’il retrouve également dans la gestion du personnel.
2. Un réseau de 200 professionnels sans publicité
Personne n'avait anticipé un tel succès. Sans publicité aucune, le réseau a très vite rassemblé 200 professionnels ! Un vivier de remplaçants d'ailleurs un peu surdimensionné par rapport aux besoins réels de l’établissement. Stéphane Lhommedé, qui peinait autrefois à trouver des profils, s'étonne lui-même de ce succès et estime la taille optimale du vivier à 3 ou 5 fois le nombre de personnel salarié.
Comment gérer cet afflux de candidatures ? Quatre à cinq personnes utilisent Hublo au quotidien et le constat est unanime : c'est simple d’utilisation et donc facile à prendre en main. Les équipes de Hublo ont été très présentes lors du déploiement et au quotidien, souligne Stéphane. Dans l'anticipation, même, des besoins, ce qui a participé à la bonne intégration de la plateforme.
Résultat : poster une mission quand on a identifié un besoin, c'est facile. Et dans les quelques minutes qui suivent, elle est pourvue. Une vraie décharge mentale et administrative pour la structure, qui peut se recentrer sur son cœur de métier : accompagner les résidents.
3. Un vent de fraîcheur souffle sur le foyer d'hébergement de Chemillé
Ce qui a vraiment surpris Stéphane Lhommedé, c’est la qualité des remplaçants et l’impact de ces nouvelles têtes sur les résidents et les équipes. N’ayant pas les ressources humaines pour appeler chaque candidat, la première mission fait office de première rencontre et de mise en situation.
« Des jeunes dynamiques, motivés, diplômés », décrit Stéphane. Que ce soit les salariés ou les personnes accompagnées, tout le monde se ravit de ces nouveaux visages, qui sont un véritable « vent de fraîcheur » pour des équipes de salariés souvent statiques depuis plus de 20 ans.
Nouvelles expériences, compétences, personnalités : les salariés comme les résidents apprécient ce renouveau, qui ne vient pas pour autant perturber l'organisation et les pratiques en place.
C'est d'autant plus positif que ces nouveaux profils permettent de répondre efficacement aux critères de la Haute Autorité de Santé. L'association est d'ailleurs en pleine évaluation, avec 158 critères HAS à remplir dont la plupart portent sur des questions d'inclusion : comment aider les résidents à avoir des relations avec le monde extérieur ?
À la grande surprise de Stéphane, les vacataires sont un argument de taille : une fenêtre vers l’extérieur, « ça donne aux personnes accompagnées plein d’envies, plein de nouveautés ». « Vous êtes raccord avec ce qui est demandé par l’HAS et les pouvoirs publics », conclut Stéphane.
4. Et demain ? Vers de nouveaux équilibres, plus agiles
Plutôt que de parler de « flexibilité », terme parfois mal vécu dans le médico-social, Stéphane évoque une recherche de nouveaux équilibres dans la composition des équipes. Pas une révolution, mais une évolution naturelle, qui suit les transformations du marché du travail et les attentes des nouvelles générations. L'objectif n'est pas de remplacer massivement les CDI par des vacataires, ni de recruter systématiquement les vacataires en CDI.
L’enjeu est ailleurs :
- se constituer un réseau de professionnels connus et appréciés,
- continuer à accueillir de nouveaux talents,
- et permettre à l’établissement de fonctionner avec davantage d’agilité.
Cette agilité répond directement aux politiques publiques actuelles, qui encouragent les établissements à passer d’une posture institutionnelle – où un volume fixe d’encadrement impose malgré lui des standards d’accompagnement – à une posture d’ajustement aux besoins réels des personnes accompagnées. Quand les besoins sont plus importants, les professionnels sont présents. Quand les besoins sont moindres, l’accompagnement peut être allégé.
Une solution comme Hublo permet de sortir du modèle rigide, où la présence constante et inchangée des professionnels, bien que sécurisante, crée aussi parfois une forme de domination institutionnelle involontaire, et offre au contraire une capacité d’adaptation qui replace réellement la personne accompagnée au centre.
En somme, une manière de maintenir cet élan de fraîcheur, bénéfique à tous.
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