Essayez Hublo !
Trouver des remplaçants prend beaucoup de temps et d’énergie : on appelle, on écrit, on dérange, on raye, on passe à la personne suivante. Jusqu’à obtenir un «Oui, je suis disponible».
Libération un court instant, avant de reprendre ses autres tâches.
100 % humain, 100 % chronophage.
Le directeur de l’Association Larnay Sagesse a choisi Hublo pour 3 raisons :
- Élargir le vivier de professionnels et parer à toute absence
- Fluidifier la gestion des remplacements
- Limiter les dépenses en intérim
1. Centraliser pour mieux remplacer
Avant la mise en place de Hublo, 6 coordinatrices géraient les remplacements, une par unité de l’association, sans vision globale, ni historique, ni anticipation. Sans compter les doublons et les désagréments pour les soignants appelés plusieurs fois.
Aujourd’hui, seule Marie-Laure Raimond-Barat est en charge des remplacements avec Hublo : tout est centralisé, les missions sont anticipées, et une trace est conservée. Les 5 autres peuvent se consacrer à leurs missions, l’esprit tranquille.
Quand une mission est validée dans les couloirs, comme c’est souvent le cas, il suffit de la déclarer dans Hublo pour que le soignant soit “réservé”. Cela permet une traçabilité utile pour suivre, anticiper et maîtriser son budget.
Et c’était d’autant plus pratique que la majorité des soignants étaient déjà sur Hublo.
Résultats :
93 remplaçants dans le réseau :
- 59 salariés inscrits pour faire des heures supplémentaires
- 34 vacataires externes recrutés (parmi 184 candidatures reçues)
2. Prendre l’habitude de Hublo pas à pas… et profiter de l’été
Marie-Laure a d’abord pris en main Hublo pour gérer les urgences et les absences de dernière minute.
Semaine après semaine, elle recueillait les besoins par unité, avec les motifs et les horaires.
Petit détail pratique : «Quand on débute sur Hublo, s’il y a une petite erreur en créant une mission, c’est très facile de la corriger.» déclare Marie-Laure.
Puis, une fois l’outil bien maîtrisé, elle a anticipé la période estivale, toujours unité par unité, un mois après l’autre. En respirant.
3. Recruter vite et bien
Les vacataires sont rencontrés rapidement, en physique. C'est mieux pour se présenter mutuellement, expliquer le service et les horaires. Cela permet une validation réciproque.
L’association recrute également des maîtresses de maison sans diplôme, qui peuvent évoluer vers des postes d’AES ou d’AMP si tout se passe bien.
En cas d’abondance de candidatures (ne soyez pas jaloux, ça vous arrivera aussi !), voici les conseils de Leila Domec, cheffe de projet Hublo, pour éviter de les laisser filer :
- Prévoyez une plage de 30 minutes par semaine pour traiter les candidatures
- Paramétrez les documents obligatoires pour postuler
- Priorisez les métiers dont vous avez le plus besoin
4. Faire revenir
Pour fidéliser les soignants et créer une relation de confiance, avec les équipes comme avec les résidents, un bon premier accueil est essentiel :
- Des informations pratiques claires
- Être en binôme avec un titulaire
- Se sentir attendu
Les feedbacks sont encouragés pour proposer des évolutions rapides. Et Marie-Laure reste toujours disponible en cas de besoin.
Comme souvent dans le secteur de la santé aujourd’hui, il faut faire mieux avec moins.
Une équation impossible ?
Pas si l’on est aidé par des solutions digitales. C’est même le début d’un nouveau monde :
- Où tout est au même endroit
- Où l’on anticipe
- Où les soignants retrouvent du contrôle et des opportunités de carrière, même sans diplôme
- Où une personne avec un outil peut libérer du temps aux 5 autres
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