Essayez Hublo !
Le Centre d'Action Sociale de la Ville de Paris (CASVP), ce sont 14 EHPAD à Paris intra-muros et en petite couronne, soit près de 1 900 places. Il y a encore peu, pour gérer l'absentéisme, la structure s'appuyait sur un marché public d'intérim aux résultats mitigés : coûts élevés, missions insuffisamment pourvues et qualité de prise en charge très variable.
En mai 2025, le CASVP passe à l’action et déploie Hublo, d’abord sur 3 établissements pilotes. Les retours sont si positifs qu'entre juin et septembre, trois vagues de déploiement supplémentaires étendent la solution à 12 établissements. En quelques mois seulement, le CASVP transforme radicalement sa gestion des remplacements.
Dominique Filippa, adjoint à la cheffe du Service des EHPAD du CASVP, nous raconte comment Hublo a permis de reprendre le contrôle sur le budget et le management, tout en améliorant la qualité de vie au travail de toutes les équipes.
Le constat de départ : la solution intérim coûte cher et ne répond pas aux besoins
Avant Hublo, le CASVP fonctionnait avec un marché public d'intérim classique, composé de trois prestataires appelés en cascade. « On avait deux problèmes majeurs : le coût et le taux de missions pourvues par rapport à nos demandes », explique Dominique Filippa. Résultats : des dépenses importantes, une qualité de prise en charge très variable et une réactivité insuffisante.
Comme beaucoup d'établissements du secteur, le CASVP cherche à optimiser ses dépenses tout en maintenant, voire en améliorant, la qualité de prise en charge des résidents. L'enjeu était de :
- pourvoir davantage de missions, notamment sur les postes d'IDE,
- tout en réduisant les coûts.
L’alternative Hublo : un déploiement en cascade, bien accompagné
Face à ces défis, le CASVP décide de tester Hublo sur trois établissements en mai 2025. « Le déploiement était lourd certes, mais il s'est très bien déroulé », raconte Dominique.
Chaque étape s'accompagne de réunions de lancement avec un référent Hublo, Grégoire dans le cas présent, suivies d'un accompagnement mensuel pendant plusieurs mois qui guide les équipes sur tous les outils. « J'ai accompagné chaque établissement du CASVP sur une période d'environ trois mois, avec au minimum trois points de suivi, pour garantir une bonne appropriation de l'outil par les équipes », explique Grégoire.
« C'est très bien conduit et suivi ». Il faut gérer la vague d'inscriptions à l'ouverture du compte Hublo de l'établissement, traiter toutes les candidatures une à une. « C'est du travail au début, mais ça vaut le coup pour se constituer son équipe de remplaçants et bien valider qu'il y a les compétences pour travailler. »
Suite aux retours positifs des trois premiers établissements, trois vagues de déploiement supplémentaires sont organisées entre juin et septembre. Fin octobre 2025, douze établissements du CASVP sont équipés de Hublo.
Diviser ses dépenses par 2, en 6 mois
Économies et taux de missions pourvues inédits
Les premiers chiffres sont sans appel. « Notre estimation est qu'à mission constante, on divise nos dépenses par deux », annonce Dominique Filippa.
Mais le résultat le plus marquant reste le taux de missions pourvues : « Le chiffre à retenir aujourd'hui, c'est qu'on arrive à pourvoir 7 missions sur 10 demandées ».
Un taux de 70 % en un peu plus de 6 mois, ce qui est « très satisfaisant » pour le CASVP, et s'explique aussi par plusieurs facteurs favorables :
- Le bassin de soignants à Paris intra-muros est important.
- Le CASVP fait partie de la fonction publique territoriale : « On a des avantages en termes de taux d'encadrement et de couverture médicale, avec des médecins salariés, ce qu'on ne retrouve pas toujours ailleurs, donc forcément, les professionnels nous choisissent ».
Sur les trois derniers mois , le réseau du CASVP a intégré 300 nouveaux remplaçants.
Gain de temps et décharge mentale pour les cadres
« Il y a un avant et un après Hublo », résume Dominique. Avant Hublo, la gestion de l'absentéisme était un processus manuel et chronophage. Il fallait d'abord tenter de trouver un remplaçant en interne en appelant les agents un par un, une démarche qui consommait beaucoup de temps, d'énergie et générait du stress. Ensuite venait l'appel aux prestataires du marché d'intérim, contactés en cascade.
Aujourd'hui, avec Hublo, « on a une plateforme, tu fais une demande de mission en une minute, il y a une seule voie de demande ». Le gain de temps est conséquent, près de deux heures par jour, selon Dominique.
Il souligne aussi l'amélioration de la qualité de vie au travail, non seulement pour les cadres, mais aussi pour les professionnels qui souhaitent faire des heures supplémentaires : « Une fois inscrits sur la plateforme, les soignants renseignent leurs disponibilités et indisponibilités et ne seront pas dérangés le cas échéant sur leur temps de repos ».
Le CASVP a aussi paramétré directement dans Hublo des seuils mensuels et annuels d'heures supplémentaires : une fois ces plafonds atteints, l'agent ne reçoit plus de propositions de missions. Pour les vacataires externes, Hublo intègre des garde-fous automatiques : impossibilité d'enchaîner les missions et compteurs de temps de travail visibles.
Gestion décentralisée : chaque établissement reste maître de son réseau
Le CASVP a fait le choix d'une stratégie déconcentrée. Chaque établissement dispose de son propre compte Hublo, et les remplaçants externes peuvent postuler dans un ou plusieurs établissements. En revanche, « les équipes salariées ne font des heures supplémentaires que dans leur établissement ». Un choix susceptible d’évoluer qui permet de maîtriser le déploiement et de respecter les règles de temps de travail.
Les cadres peuvent désormais privilégier les salariés volontaires, ou choisir de mettre leurs équipes au repos et dans ce cas, recourir à l'externe. Cette flexibilité permet de « fidéliser des professionnels, d'attirer des soignants et peut-être, si ça se passe bien, de recruter ». Pour Dominique, cette reprise de contrôle est fondamentale : « Avoir le choix de la personne qui va travailler avec des résidents dont on a la responsabilité, c'est clef. »
Dans les EHPAD du CASVP, l'impact de Hublo dépasse la simple gestion administrative et améliore la qualité de vie au travail de tous : cadres, agents et remplaçants.
- Côté salariés permanents : ils finissent par revoir les mêmes remplaçants, ce qui évite d'avoir à tout réexpliquer chaque jour et crée une vraie continuité dans la prise en charge.
- Pour les familles et les résidents aussi : voir revenir les mêmes visages est rassurant et crée un sentiment de confiance essentiel à l'accompagnement des personnes âgées.
Finalement, Dominique conclut : « On peut faire beaucoup mieux, pour moins cher. C'est possible ».
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