Essayez Hublo !
Quand l’innovation RH portée et partagée par une référente Hublo libère du temps de soin : l’expérience de la Fondation Maison de Santé Protestante de Bordeaux Bagatelle avec Hublo.
Une transformation née du terrain
À la Fondation MSPB Bagatelle, la gestion des remplacements au sein de l'EHPAD a longtemps reposé sur des tableaux Excel et des multiples échanges entre cadres et vacataires.
Arrivée en 2017 au pôle RH, puis à la direction générale tout en conservant un lien fort avec les équipes de soins, Vanessa Reynaud connaît parfaitement les enjeux du terrain.
En 2022, la création d’une cellule de recrutement lui offre l’opportunité de s’impliquer directement dans la gestion des remplacements en binôme avec Cécile Descamps, cadre coordinatrice. Un an plus tard, en février 2023, Hublo est déployé.
Une stratégie RH tournée vers l’innovation
« Chaque cadre devait contacter individuellement les vacataires, gérer les validations et suivre les remplacements. L'adoption de Hublo s'inscrit dans notre volonté d'investir dans des solutions numériques performantes pour optimiser la gestion de nos ressources humaines et garantir la continuité des soins ».
La Fondation MSPB Bagatelle a donc fait le choix d’un outil unique pour l’ensemble de ses EHPAD. Dès la mise en place, tous les salariés — IDE, IBODE, IADE, SF, AP, AS, Brancardier, ASH — sont invités à rejoindre la plateforme. Les vacataires externes y sont ensuite intégrés, créant un vivier de plus de 2 500 profils.
Les profils inactifs sont régulièrement retirés pour garantir un réseau de professionnels réactifs et qualifiés.
Vanessa, référente Hublo et facilitatrice du changement
Rapidement, Vanessa devient référente Hublo et formatrice interne. Elle centralise les demandes, accompagne les cadres dans l’utilisation de l’outil et veille à la qualité du vivier de candidats.
Chaque jour, Vanessa consulte les candidatures entrantes et valide les profils de soignants en fonction des besoins.
Ici, pas d’entretien : la validation se fait sur CV, avec une approche bienveillante — « on donne leur chance aux candidats, à eux de la saisir ». Puis les profils sont vraiment validés après une première mission. Les compétences sont affinées au fil des missions et les profils non conformes sont désactivés.
Son duo avec Cécile Descamps, cadre de santé coordinatrice garantit un équilibre entre rigueur et réactivité : Vanessa gère l’administration et les profils, les cadres passent les missions et valident les vacataires.
Résultats : du temps libéré et une meilleure continuité de soin
L’impact est tangible. En plus du gain de temps, Hublo a également permis de fluidifier la communication et de fidéliser les vacataires les plus réguliers.
La solution a aussi contribué à renforcer la mobilité interne, en permettant aux équipes d’identifier plus facilement les opportunités disponibles dans d’autres services ou établissements du groupe.
Une collaboration fluide et un déploiement exemplaire
Si le déploiement a été un succès, c’est aussi grâce à la collaboration étroite entre les équipes de la Fondation MSPB Bagatelle et celles de Hublo. Vanessa cite volontiers Romane et Christelle, pour leur accompagnement et leur réactivité, leurs solutions rapides et leurs mots toujours bienveillants.
Aujourd’hui, avec 1 600 salariés et un pool de remplaçants actif, la Fondation MSPB Bagatelle est un exemple de réussite dans la digitalisation des processus RH.
Et au cœur de cette réussite, une conviction partagée : simplifier pour mieux soigner.
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