Essayez Hublo !
L'aventure Hublo commence en 2019 pour Vivalto Santé, l'un des premiers groupes de cliniques privées en France, avec une adoption de la plateforme sur l’ensemble du territoire.
Ce déploiement a été particulièrement efficace en Île-de-France et en Normandie, où la majorité des établissements de Vivalto Santé sont aujourd’hui équipés et affichent un fort niveau d’utilisation.
C'est Mélanie Réaubourg, directrice régionale des ressources humaines, qui coordonne les équipes RH des 19 établissements du périmètre. Elle témoigne ici de leur adoption de Hublo : ce qui a changé dans la gestion des remplacements au quotidien, comment les usages se sont étendus naturellement, et ce qu'elle conseille aux établissements qui souhaitent se lancer.
Une adoption structurée et élargie dans les usages
Dès le lancement en 2019, les établissements se sont approprié Hublo, en particulier en Île-de-France et en Normandie. Très rapidement, l’outil ne s’est plus limité aux seuls remplaçants externes, particulièrement au sein du CHP Sainte Marie à Osny.
Le CHP Sainte Marie a en effet étendu son usage de Hublo au-delà des seuls remplaçants externes, en demandant à l'ensemble du personnel soignant permanent de s'inscrire également sur la plateforme. Une étape logique pour centraliser, vraiment, la gestion des remplacements.
L'objectif : en finir avec les appels en cascade et les groupes WhatsApp qui débordent sur la vie personnelle. « Ceux qui veulent faire des heures supplémentaires n'ont pas besoin de relancer, ils postulent directement sur Hublo. Ceux qui ne veulent pas en faire renseignent leur indisponibilité sur la plateforme et ne sont pas embêtés », explique Mélanie.
Dans plusieurs établissements d’Île-de-France, le résultat est aujourd’hui total : 100 % du personnel soignant permanent et l'ensemble des remplaçants sont gérés via Hublo.
Ce que Hublo a changé, concrètement, pour les équipes
50 % de temps gagné et des cadres qui respirent
Mélanie estime à 50 % le gain de temps par rapport à l'ancienne organisation, entre le papier, les coups de fil et les passages en revue des disponibilités un par un. La gestion devient transparente, les missions sont accessibles à tous, et les plannings se construisent avec moins de tensions. « C'est un gain de temps et de sérénité aussi, pour les managers et pour les équipes », conclut Mélanie.
Des économies de budget
Mélanie dit avoir diminué son recours à l’intérim de 70 %, voire 80 %. « Au fur et à mesure qu'on travaille sur notre réseau Hublo, qu'on met nos annonces à jour, qu'on les traite, qu'on valide les compétences de nos remplaçants, on a de moins en moins besoin de faire appel à l’extérieur ».
Un changement significatif pour le groupe. « Chaque mission nous coûtait entre 40 et 50 €, donc imaginez les économies quand vous avez 600 missions dans le mois. » On a fait le calcul et on estime le gain entre 24 000 et 30 000 € par mois. « Ça fait beaucoup », confirme Mélanie.
Les conseils de Mélanie pour bien démarrer
Pour un déploiement efficace, Mélanie insiste sur un point : la régularité de traitement des candidatures au réseau. « Il faut vraiment prendre la plateforme en main et s'astreindre dès le démarrage à aller dessus régulièrement. »
Dans un grand établissement, cela signifie y passer chaque matin. Sur un plus petit, au moins une fois par semaine. « Dès qu'on n'y va plus, tout de suite on a beaucoup de candidatures qui s'accumulent, beaucoup de demandes de compétences, et on s'y perd », prévient-elle.
Sa méthode : Hublo était la première entrée dans son agenda du matin. Une routine simple, mais efficace pour garder un vivier de remplaçants qualifiés et réactifs.
Comment le groupe organise sa gestion des remplacements avec Hublo
Un vivier géré avec équité
Vivalto Santé ne prend pas systématiquement le premier candidat disponible : les cadres veillent à répartir les missions équitablement entre les remplaçants du vivier, en faisant travailler un peu tout le monde plutôt que de concentrer les heures sur les profils les plus réactifs.
Chaque remplaçant passe au minimum un entretien téléphonique avant sa première mission, et sur les plus grands établissements, une visite des lieux est organisée.
À date, le vivier compte près de 11 000 remplaçants sur le périmètre de Mélanie.
Une gestion à deux vitesses
Avec de nombreux établissements et des profils de besoins très différents, Mélanie a structuré deux modes de fonctionnement complémentaires :
- Le mode « normal » : qui repose sur une anticipation des besoins sur trois mois. « Plus on s'y prend en amont, plus on a de remplaçants disponibles », explique Mélanie. Dès fin janvier, début février, les établissements commencent ainsi à saisir dans Hublo les congés de l’été déjà connus.
- Le mode « urgence » : qui s'active quand un soignant se décommande le matin pour le soir même : la mission est postée immédiatement.
L’adoption du module Contrat
Vivalto Santé a également adopté le module Contrat de Hublo. Celui-ci permet de générer automatiquement le contrat de mission entre le remplaçant et la structure, et d’en assurer la signature électronique. « Ça nous a permis de gagner énormément de temps au niveau RH, et en simplicité de gestion », témoigne Mélanie. Moins d'allers-retours, moins de papier, moins d'erreurs.
Prochaine étape à explorer : le Pool Hublo. « Les cadres ont encore quelques freins, ayant notamment l’habitude de rencontrer les candidats avant une première mission ; mais le mouvement est lancé. »
Plusieurs années après son adoption, Hublo fait partie du paysage de Vivalto Santé sur les deux régions. « C'est vraiment un outil qu'on a intégré dans notre gestion et qui fait partie de notre quotidien », résume Mélanie.
Gain de temps et d’argent, équipes renforcées et management soulagé. De quoi assurer la continuité des soins et reporter son énergie ailleurs.
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