Essayez Hublo !
Le centre de réadaptation de Coubert (groupe UGECAM) n'est pas un établissement comme les autres. Avec ses huit services hautement spécialisés : grands brûlés, neurologie, gériatrie polypathologique... Impossible de faire appel à n'importe quel remplaçant. « On a des services très spécifiques. On ne peut pas se permettre de prendre des professionnels qui ne connaissent pas », explique Jennifer Toulmet, assistante de direction des soins et référente Hublo de l'établissement.
Face à un budget remplacement coûteux et des profils pas toujours adaptés, le Centre décide il y a deux ans de tester Hublo. Objectif : réduire les coûts des prestations extérieures tout en s'assurant de trouver des professionnels qualifiés pour des missions exigeantes.
Des chiffres qui en disent long
Avant Hublo, Jennifer gérait environ 6 500 demandes de remplacement par an (4 700 pour les aides-soignants, 2 000 pour les infirmiers), toutes pourvues par l'intérim traditionnel. Depuis l’installation de Hublo, sur un volume similaire de demandes, 3 500 sont désormais pourvues via la plateforme.
Résultat : en à peine deux ans, Hublo constitue aujourd'hui plus de 50 % des missions de remplacement au centre de Coubert, représentant une diminution conséquente du budget remplacement de la structure.
Au-delà de la gestion des remplacements, le centre a aussi choisi d’adopter le module Contrat de Hublo, qui permet de générer automatiquement le contrat entre le remplaçant et la structure et d’en assurer la signature électronique. « C’est un énorme gain de temps, une très belle amélioration », souligne Jennifer. Ses équipes estiment ce gain à trois jours de travail par mois sur la gestion administrative.
Fidéliser plutôt que multiplier les profils
Pour Jennifer, l'enjeu n'est pas d'avoir un réseau de grande ampleur, mais plutôt un réseau fiable et qualifié. « Notre but, c'est de fidéliser les professionnels qui composent notre vivier Hublo », insiste-t-elle. Avec 217 remplaçants externes dans son réseau, le centre privilégie la fidélisation des bons profils plutôt que la multiplication des candidatures.
Comment identifier les bons profils ? En appliquant une méthode simple mais efficace :
- Un dossier de candidature complet : Jennifer exige la transmission de certaines pièces justificatives et n’intègre un remplaçant à son réseau que si le dossier est entièrement conforme.
- Une validation avant chaque mission : lorsqu’un remplaçant du réseau se positionne sur une mission, elle réalise systématiquement un appel téléphonique afin d’évaluer son engagement et de lui présenter les spécificités du centre.
- Une évaluation dès la première mission : si la collaboration ne fonctionne pas, Jennifer met immédiatement fin à la relation et retire le professionnel du réseau. À l’inverse, si l’expérience est concluante, la fidélisation du soignant est amorcée, que ce soit avec d’autres missions ou, le cas échéant, un contrat en CDI.
Une gestion proactive du vivier
Jennifer a développé une bonne routine : mettre à jour son réseau de remplaçants une à deux fois par semaine. Concrètement, cela signifie :
- Consulter les nouvelles candidatures régulièrement
- Demander les pièces supplémentaires nécessaires
- Retirer les profils inactifs ou ceux qui n'ont pas donné satisfaction
Autre spécificité du centre de Coubert : les missions sont postées en moyenne 2 mois à l'avance. Une fois publiées, Jennifer laisse les candidatures s'accumuler pendant 24 à 48 heures avant de faire sa sélection. « Pour laisser leur chance à différents profils et aussi avoir une sélection adaptée à la mission », explique-t-elle.
Cette méthode fonctionne : plusieurs candidatures arrivent dans la journée, ce qui lui permet de choisir le profil le plus adapté plutôt que de prendre le premier disponible.
Seule entorse à cette méthode : les absences inopinées. Dans ce cas, les missions sont publiées selon le degré d’urgence : plus le besoin est immédiat, plus la diffusion est rapide, avec des délais de validation raccourcis afin de garantir la continuité de service.
Avec Hublo, le centre de réadaptation de Coubert a résolu une équation « impossible » : réduire ses coûts tout en améliorant la qualité de prise en charge des patients et en fidélisant les professionnels. Un équilibre particulièrement précieux lorsqu’on accompagne des patients aux besoins aussi spécifiques que ceux des grands brûlés, ou encore de la neurologie.
Si le système fonctionne particulièrement bien pour les aides-soignants, Jennifer poursuit son travail de développement du réseau infirmier, une spécialité où la demande reste forte. Une chose est sûre : en seulement deux ans, la dynamique est bien lancée.
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