Essayez Hublo !
Mathilde Thizy, IDEC à l'EHPAD Clos Séréna (Korian), est ce qu'on peut appeler une experte de Hublo. Elle l'utilise depuis 2017, à l’époque où Hublo ne s'appelait pas encore Hublo, et a fait de l'outil un de ses meilleurs alliés de gestion RH.
En arrivant en 2022 au Clos Séréna, Hublo était déjà en place, mais utilisé de façon très ponctuelle, avec 500 candidatures en attente et 500 soignants dans le vivier. Après le soulagement de savoir que Hublo était là, elle qui arrivait dans une nouvelle région et sans réseau, le temps du grand rangement était venu.
1. Mathilde, la Marie Kondo de Hublo
Mathilde a commencé par prendre son téléphone et appeler tous les soignants.
D'abord ceux du réseau :
- Pour se présenter
- Pour savoir s’ils étaient toujours intéressés pour réaliser des remplacements
- Pour connaître leur projet
Selon les réponses, Mathilde les gardait ou non dans le réseau. Puis, elle a appelé tous les candidats qui avaient postulé pour rejoindre le réseau, avec le même processus de recrutement :
- Pré-entretien téléphonique : est-ce que le soignant est toujours intéressé et disponible ? Si oui, à quelle fréquence ?
- Est-ce que le soignant est diplômé ou en cours de formation diplômante ?
La consigne de Mathilde est claire : elle veut voir tous les candidats avant d’envisager des missions. Ça rassure et ça engage des deux côtés, donc il y a moins de risque de non-présentation le jour d’une mission.
Et si Mathilde n’arrive pas à joindre la personne, elle la retire ou ne l’accepte pas — ce qui peut d’ailleurs mener à une réaction du soignant, relançant ainsi la discussion.
2. La routine “vivier” de Mathilde
Pour éviter d’être débordée et d’avoir des candidats qui ne sont plus disponibles car ils ont trop attendu avant qu’on les rappelle, Mathilde prend 30 minutes par jour pour gérer rapidement les candidatures entrantes.
Elle fait un tri dans son vivier tous les trimestres pour enlever les soignants non actifs. À l’inverse, elle garde et récompense ceux qui s’engagent, en leur donnant plus de missions s’ils le souhaitent — tout en freinant parfois les motivations pour respecter les temps de repos.
Mathilde anticipe les périodes à risque : juillet, août et la fin d’année. En février et mars, elle prépare l’été en demandant aux salariés et vacataires fidèles leurs disponibilités.
En septembre, elle prépare déjà décembre.
3. De la vacation au CDD/CDI
Le passage de la vacation au CDD ou au CDI n’est pas toujours quantifié : c’est souvent un ressenti, une observation ponctuelle. Mais quand il l’est, c’est sans appel : sur 14 personnes recrutées en CDI ces derniers mois, 9 étaient vacataires via Hublo.
Ce sont donc 64 % des CDI — presque 2 personnes sur 3 — qui viennent de Hublo. Vous avez dit canal de recrutement ? La vacation est bien souvent le premier pas vers le CDI.
4. Et la suite ?
Du soin aux métiers hôteliers, il n’y a qu’un pas. Surtout quand ces métiers sont aussi représentés parmi les professionnels sur Hublo et que le nombre d’accès administrateurs est illimité. Les besoins de recrutement et de remplacement ne se limitent malheureusement pas aux métiers du soin : les métiers ASH et hôteliers n’y échappent pas.
Mathilde va revoir son livret d’accueil pour améliorer la première impression, rendre les premières journées plus claires, plus rassurantes et plus efficaces. Et se donner un maximum de chances de convertir les nouveaux vacataires en vacataires fidèles — voire en futurs CDI.
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