Essayez Hublo !
Directeur des Ressources Humaines et Directeur Adjoint de l'Hôpital gériatrique de l'Isle Adam Parmain (HGIAP), Willy Constant a longtemps hésité avant de digitaliser la gestion de ses remplacements avec Hublo.
Il nous raconte comment son établissement a pourtant franchi le cap et au passage, gagné un temps précieux et retrouvé le pouvoir de choisir les profils les plus adaptés à ses résidents et à ses patients.
D'une gestion classique à une solution digitale : franchir le cap
Pendant plus de dix ans, l'établissement s'est appuyé sur une organisation bien rodée : une collaboratrice RH était dédiée à la gestion des plannings et des remplacements. « J'avais un peu peur qu'elle pense que j'allais la remplacer avec une nouvelle technologie. J'étais donc extrêmement réticent », confie Willy Constant, qui privilégiait alors les appels téléphoniques et les envois de SMS en cascade.
Cependant, face à des coûts de remplacement élevés (entre 650 et 700 € par mission d'agence) et le souhait d'avoir une meilleure maîtrise sur les profils recrutés, Willy se laisse convaincre par les retours positifs d'une consœur.
Il décide alors de tester Hublo pour centraliser ses salariés volontaires et ses remplaçants réguliers. Le paramétrage et le lancement se font en douceur fin 2025, avec un accompagnement rapproché des équipes Hublo.
Pour Claire, notre référente Hublo auprès de l’HGIAP, ce qui a fait la force de ce déploiement, c'est l'investissement total de Willy et de son équipe encadrante : « Au fil de nos échanges, nous avons pu adapter l'outil à leurs besoins précis. Je les ai notamment challengés sur la catégorisation des compétences de leurs professionnels pour optimiser le ciblage des annonces. Ce simple ajustement, réalisé dès notre premier point de suivi, a eu un impact immédiat : un mois plus tard, le taux de missions pourvues avait déjà nettement augmenté ! ».
Un gain de temps précieux pour la gestion RH
Dès les premières semaines, la valeur ajoutée est évidente, y compris pour la collaboratrice initialement en charge des remplacements, désormais en charge de Hublo. Fini les SMS sans réponse et les relances chronophages : les soignants reçoivent désormais les propositions de missions directement sur leur application et y répondent selon leurs disponibilités.
Le résultat ? Une charge mentale allégée et un gain de temps estimé à 4 heures au moins par semaine. L'établissement a ainsi pu structurer sa démarche :
- Anticipation : les missions connues sont postées jusqu'à 15 jours à l'avance (lors de la validation des plannings).
- Réactivité : pour les absences inopinées (par exemple, un soignant qui se décommande à 6h pour 7h), la notification immédiate permet de trouver des solutions rapides.
En six mois, plus de 779 missions de remplacement sont réalisées.
Mieux choisir pour garantir la continuité et la qualité des soins
Dans un secteur comme la gériatrie, confier ses patients à un professionnel qui ne connaît pas les enjeux liés au grand âge peut être délicat. L'un des grands atouts de Hublo pour Willy a été de redonner le choix aux équipes encadrantes.
Si les agences externes restent un partenaire utile pour combler certains manques occasionnels (notamment pour les infirmiers de nuit), elles imposent parfois un profil sans que l'établissement n'ait son mot à dire.
Avec Hublo, l'approche est différente : « On choisit la personne. Elle vient une fois, deux fois, on a un retour immédiat venant du terrain », explique le DRH. L'établissement a ainsi pu se constituer un vivier fiable de 489 professionnels de santé (dont 439 remplaçants externes).
Ce système permet d'évaluer les expériences, de fidéliser les soignants qui s'intègrent bien aux équipes, et d'écarter doucement les profils qui ne correspondent pas aux attentes.
Un retour sur investissement ultra-rapide
En optant pour Hublo, Willy s'était donné un an pour évaluer la pertinence économique de l'outil. Les résultats ont dépassé ses espérances.
En remplaçant un volume significatif de prestations externes par son propre réseau Hublo, l'établissement a économisé environ 14 000 € en quelques mois. Un succès économique majeur, puisqu’à M+6, le retour sur investissement est déjà opéré.
À terme, la priorité de Willy reste de pourvoir ses postes vacants en CDI pour stabiliser ses équipes. Et si son vivier Hublo peut lui permettre de repérer de futurs talents pour y parvenir, tant mieux ! Mais il le sait : même avec des plannings complets, le remplacement de courte durée restera une nécessité. Le réseau Hublo demeurera donc, quoi qu'il arrive, un outil indispensable au quotidien.
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