Essayez Hublo !
Au CH de Dax, la gestion du temps de travail est une affaire de précision. C'est Yanec Melnitchenko, gestionnaire du temps de travail pour l'ensemble de l'établissement, qui s’en occupe : respect de la législation, administration des logiciels de planification, analyse des données. Et depuis quelques années, Hublo fait partie intégrante de son quotidien.
Ce qu'il raconte est une montée en maturité progressive, menée main dans la main avec les équipes Hublo, qui a permis au CH de Dax de transformer un outil en un levier de maîtrise des coûts réels. Le tout, sans alourdir le quotidien des cadres ni sacrifier l'attractivité du dispositif pour les soignants.
Hublo : le point de départ
Avant Hublo, le CH de Dax s'appuyait sur un réseau de remplacement interne. Et la formule avait ses limites :
- rigidité dans l'organisation,
- coûts difficilement maîtrisables,
- et un périmètre restreint d'agents mobilisables.
L'objectif en se tournant vers Hublo était clair : répondre aux absences inopinées dans un délai de 48 à 72 heures, en ouvrant les opportunités de remplacement à l'ensemble des agents de l'établissement.
« L'idée, c'était vraiment de faire de la gestion de l'absence inopinée avec une réponse rapide et aussi d’avoir la possibilité d'ouvrir les missions de remplacement à tous les agents », explique Yanec.
Une montée en maturité accompagnée
Les premiers apprentissages
Comme dans beaucoup d'établissements, les premières phases d'utilisation ont demandé un peu de pédagogie :
- Du côté des cadres : la facilité d'usage de Hublo a parfois conduit à l'utiliser au-delà de son périmètre initial : des absences anticipées, qui auraient pu être absorbées par un travail de planification prévisionnelle, étaient parfois traitées via une mission Hublo.
- Du côté des soignants : la plateforme a rapidement été plébiscitée. Les missions Hublo leur permettant en effet de réaliser des heures supplémentaires et de compléter leurs revenus.
Si le CH de Dax avait besoin d'un outil capable de gérer les remplacements, le Centre Hospitalier souhaitait aussi piloter son volume d’heures supplémentaires afin de rester dans des enveloppes maîtrisées, conformes aux engagements budgétaires établis.
Co-construire les règles avec Hublo
C'est là qu'intervient la vraie valeur ajoutée du partenariat avec Hublo. Yanec Melnitchenko et les équipes Hublo ont travaillé de concert pour redéfinir un cadre d'usage adapté à la réalité du terrain.
Plusieurs règles ont été progressivement mises en place :
- Réservation de l'accès aux remplacements Hublo aux salariés à temps plein : pour garantir l'équité entre collègues et éviter les déséquilibres salariaux.
- Mise en place d'un contingentement des heures par pôle : chaque pôle dispose d'une enveloppe d'heures Hublo calculée au prorata de ses effectifs. À chaque pôle de gérer son absentéisme dans ce cadre.
- Maintien de la flexibilité : les règles sont strictes, mais pas rigides. Si un pôle a épuisé son enveloppe mais fait face à une situation critique (une urgence médicale, un pic d'absentéisme inhabituel), des dérogations restent possibles. De même, un agent à temps partiel peut, dans certains cas justifiés, accéder à une mission.
Cet ajustement progressif est au cœur de la méthode d'accompagnement de Hublo. Christelle, notre référente auprès du CH de Dax, en témoigne :
« Notre accompagnement, c'est vraiment quelque chose qui se construit dans la durée. Au fil de nos échanges, Yanec me fait part de ses besoins, et on cherche à ajuster ensemble. Par exemple, lors de notre dernier appel en janvier, il m'a expliqué qu'il passait beaucoup de temps à vérifier que les enveloppes d'heures par pôle n'étaient pas dépassées. On a donc mis en place un lien de suivi des heures par agent, avec le pôle associé, pour lui simplifier ce contrôle. »
Les résultats : maîtrise des coûts, cadres soulagés et soignants engagés
Des économies significatives
Les effets de ce recadrage sont mesurables. En 2025, le CH de Dax a réussi à réduire de 20 à 30 % son enveloppe consacrée aux remplacements, sans impact sur la qualité des soins. Les secteurs critiques, urgences et unités de soins continus, ont systématiquement été pourvus.
« Les secteurs moins contraints, comme certaines unités de gériatrie ou les hôpitaux de jour, ont fonctionné en effectif adapté quand la situation le permettait. », explique Yanec.
En un peu plus de six mois, 866 missions de remplacement ont été réalisées. Un résultat qui traduit à la fois de l'attractivité et de l’efficacité du dispositif.
Des cadres qui respirent
L’impact immédiat de Hublo, celui que les cadres ont ressenti dès le départ, c'est la fin des appels en cascade. Poster une mission, attendre les candidatures, choisir le bon profil : le processus est fluide, lisible et traçable.
Les cadres les plus à l'aise avec l'outil estiment ne pas y consacrer plus d'une demi-heure par jour, toutes tâches de gestion confondues, planification et absentéisme inclus.
Précision importante : les cadres ont le réflexe de regarder d'abord ce qu'ils peuvent faire en interne (ajuster un planning, proposer directement une mission à un agent disponible) avant d'activer Hublo.
Des agents plus engagés, des carrières qui s'ouvrent
Du côté des soignants, l'adhésion au dispositif reste forte. Avec 1 071 remplaçants inscrits sur un effectif de 2 200 agents, le vivier représente près de la moitié de l'établissement. Et les règles mises en place ont renforcé le sentiment d'équité entre les agents.
« Le fait d'avoir défini des règles pour tout le monde a clarifié les choses et facilité la gestion des remplacements », résume Yanec.
Mais au-delà de la rémunération en heures supplémentaires, Hublo a ouvert une porte que personne n'avait anticipée : la découverte d'autres services. En répondant à des missions dans des unités qu'ils ne connaissaient pas, des agents ont gagné de nouvelles compétences, découvert d'autres façons de travailler et parfois formulé des demandes de mobilité interne qu'ils n'auraient pas envisagées auparavant.
« Ils gagnent en compétence, ils se projettent dans l'établissement, dans le futur, dans des perspectives de carrière différentes. C'est quelque chose qu’on n'avait pas mesuré au départ. », reconnaît Yanec.
L'expérience du CH de Dax le démontre : la valeur de Hublo ne tient pas à l'outil seul, mais à la manière dont on l'intègre. Poser des règles claires, les co-construire avec les équipes Hublo, et les faire évoluer avec le terrain, c'est ce qui transforme la plateforme en véritable levier de pilotage RH.
Le CH de Dax n'avait pas non plus pas prévu l'étendue des bénéfices. Des économies budgétaires, certes, mais aussi des cadres qui ont retrouvé le goût de la gestion, des soignants qui explorent de nouveaux services, et des vocations de mobilité interne qui émergent.
Plusieurs années après son déploiement, Yanec résume la situation ainsi : « On a un outil qui répond à nos besoins, des cadres qui travaillent de façon plus apaisée et des agents qui s'y retrouvent. C'est exactement ce qu'on cherchait. »
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