Essayez Hublo !
Au sein de l’Institution médico-sociale Les Tournesols, à Sainte-Marie-aux-Mines dans le Haut-Rhin, la gestion des absences inopinées a longtemps été un défi majeur. Avec 18 établissements (accueils de jour et hébergements), environ 450 collaborateurs et la volonté stricte de ne pas recourir à l'intérim, trouver un remplaçant en interne au pied levé s’avérait très chronophage pour l'encadrement.
Hélène Duriez, cheffe de service éducatif de la Maison d'Accueil Spécialisée Les Tournesols, se souvient du temps passé au téléphone : « On sait qu'on est parti pour 1h30 d'appels ». Pour pallier ce problème et moderniser l'animation de son réseau, la direction a fait le choix de s'équiper de Hublo, en y connectant exclusivement les salariés de la structure.
Sécuriser l’accompagnement avec un réseau 100 % interne
Pour les 18 établissements qui composent l’Institution Les Tournesols, la priorité a été donnée à la continuité des soins et à la stabilité des repères. Plutôt que de s'ouvrir à des professionnels extérieurs, la direction générale a souhaité que les missions soient confiées exclusivement à des agents connaissant déjà l'institution.
Le réseau Hublo n'est donc ouvert qu'aux professionnels en CDD, en CDI ou titulaires de la fonction publique au sein des Tournesols. Cet encadrement permet de maintenir un haut niveau de confiance, tant pour les cadres socio-éducatifs que pour les personnes accompagnées.
Un gain de temps immédiat pour l’encadrement
Faire le choix d'un réseau 100 % interne permet aujourd'hui de fédérer environ 153 agents, soit un tiers des effectifs de l’Institution, inscrits sur Hublo et volontaires pour des missions.
Bien que le vivier interne ne permette pas encore de pourvoir l'intégralité des besoins, le temps gagné côté encadrement reste précieux : « Ça me prend peut-être deux minutes le temps de publier la mission ».
Finis les longs appels téléphoniques le matin même : la plateforme permet de gérer l'urgence plus sereinement, mais aussi d'anticiper les jours suivants de manière fluide.
L'accélération de la mobilité interne
C'est l'un des effets inattendus de ce déploiement : en publiant des missions visibles par tous les collaborateurs des 18 établissements, Hublo a décloisonné les différents sites. Des agents ont ainsi commencé à postuler pour des remplacements dans des services ou des hébergements qu'ils ne connaissaient pas du tout. « Ça a permis à certains collègues de découvrir d'autres établissements », observe Hélène.
Cette porosité entre les services présente un double bénéfice :
- Pour les agents : c'est une opportunité enrichissante de diversifier leur pratique professionnelle, de sortir de leur routine, mais aussi de valoriser leur disponibilité financièrement. « La possibilité d'aller travailler d'un établissement à l'autre, c'est rafraîchissant, ça permet de découvrir de nouvelles choses », souligne Hélène.
- Pour la direction : cela crée du lien entre établissements et retient les talents en leur offrant des opportunités de changement sans avoir à quitter l'association.
Plutôt que de craindre le départ d'un agent au profit d'un autre service, Hélène l'envisage comme un levier de fidélisation pour les équipes : « Si un jour quelqu'un me demande d'intégrer un autre établissement parce qu'il a fait plusieurs missions via Hublo et qu'il y trouve plus son compte professionnellement, c'est chouette. ».
L'expérience des Tournesols prouve qu'un outil de gestion des remplacements n'a pas nécessairement besoin d'être tourné vers l'extérieur pour apporter des bénéfices concrets. En s'appuyant sur l'engagement de ses propres collaborateurs et en leur offrant de la flexibilité, la structure a trouvé un nouveau levier pour soutenir la continuité de son accompagnement, tout en stimulant la mobilité entre ses différents établissements.
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