Comment le CH Issoudun a atteint 82% de missions pourvues ?
La direction des soins du CH Issoudun a décidé de s’équiper de Hublo quand la gestion des remplacements n’était plus faisable manuellement.
Mais revenons un instant en arrière :
Il y a fort longtemps, avant 2020, le CH n’avait presque pas besoin de faire appel à des remplaçants : vacataires ou heures supplémentaires, la direction des soins et les cadres se débrouillaient avec les agents disponibles et s’arrangeaient entre services.
Puis, Covid.
Les besoins ont augmenté et les heures supplémentaires se sont démocratisées et les équipes ont créé un “Hublo par mail” : moins intrusif que le téléphone mais toujours très chronophage.
Et en 2022, nos chemins se sont croisés pour le meilleur et pour la centralisation. Une fois le contrat signé, et une mise en place “super bien faite”, Hublo pour le CH Issoudun est en ligne et aux mains de la direction des soins, et notamment de Mélanie et Nathalie.
Les cadres recensent chaque mois leurs besoins, et la direction des soins fait 3 actions :
1. Centralisation et mise à jour d’un tableau d’absentéisme pour chaque service
2. Le sureffectif des autres services est déployé afin de renforcer les services demandeurs et le pool de remplacement est également affecté selon les besoins
3. Mise à jour du planning Excel avec les missions pourvues
Bon, maintenant qu’on a dit ça, comment Mélanie et Nathalie arrivent à un taux de missions pourvues de 82% ?
1. Mélanie et Nathalie ont chacune leur périmètre et sont complémentaires
Mélanie crée et gère les missions, Nathalie gère les candidats qui veulent rejoindre le réseau, elles sont en contact permanent et sont parfaitement au courant des missions de l'autre.
Le CH Issoudun reçoit 300 nouveaux candidats par mois, au début Nathalie recevait tous les candidats en entretien mais c’était trop lourd donc elle a revu le parcours :
- Les candidats avec les bons documents sont validés
- Elle écrit à ceux dont il en manque en leur donnant une date butoir
- Les dossiers incomplets à la date limite sont retirés de la "salle d'attente virtuelle" de l'application
2. Mélanie et Nathalie “nettoient” leur réseau régulièrement
Mélanie et Nathalie utilisent Hublo tous les jours. Les salariés de l’établissement sont prioritaires sur les missions. Si leur planning le permet ils sont sélectionnés, dans le cas contraire elles valident les candidatures de vacataires dans un second temps, puis si aucun candidat ne se manifeste la mission est envoyée à l’intérim.
Quand le candidat est validé, il se positionne, la première mission sert de test (compétences, comportement, assiduité).
Si le premier retour n’est pas bon, le soignant a une deuxième chance dans un un nouveau service.
Le soignant qui ne vient pas et ne prévient pas est retiré tout de suite du réseau. S’il ne vient pas mais a prévenu il aura aussi une seconde chance.
« Un soignant peut très bien ne pas être à l’aise dans le service des urgences par exemple mais très bien s’intégrer en médecine, nous avons déjà eu ce cas. »
Nathalie
3. Mélanie et Nathalie anticipent leurs besoins
On le sait, l’anticipation est clé pour avoir des plannings remplis et des missions pourvues, Nathalie et Mélanie font en sorte d’avoir au moins 15 jours d’avance grâce à une relation permanente et fluide avec les cadres.
4. Mélanie et Nathalie sont équitables avec leurs agents et leurs vacataires
Pour pourvoir ses missions, il faut un réseau de soignants motivés. Mélanie et Nathalie essayent d’être le plus équitable possible entre leurs agents et leurs vacataires.
Par exemple, elles regardent le nombre d’heures des agents positionnés en amont, l’ancienneté et le nombre de missions réalisées.
C’est aussi pratique pour garantir la QVTC des soignants et limiter le risque d’annulation.
Pour conclure, la recette de Mélanie et Nathalie pour avoir un maximum de missions pourvues est de cultiver un vivier sain et dynamique.
Les règles sont claires : de l’anticipation des besoins, des soignants acceptés rapidement et testés sur le terrain, un vivier avec uniquement les agents les plus fiables pour leur apporter plus de missions (s’ils le souhaitent) et les garder motivés, une répartition équitable des missions en prenant en compte d’autres facteurs.
Et voilà !
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