Témoignages
10/2/2021

Passer de Whoog à Hublo : entretien avec une cadre de santé du CH d'Aubagne

Entretien avec la cadre de santé Monique Lauprêtre, du Centre Hospitalier d'Aubagne, au sujet du passage de Whoog à Hublo, solution de gestion des remplacements en milieu hospitalier.

Entretien avec la cadre de santé Monique Lauprêtre, du Centre Hospitalier d'Aubagne, au sujet du passage de Whoog à Hublo, solution de gestion des remplacements en milieu hospitalier.

Monique Lauprêtre est cadre de santé adjointe au directeur des soins, au Centre Hospitalier d'Aubagne.

Aujourd'hui, la plateforme Hublo est encore plus ludique et facile d'utilisation. Si on nous enlevait cet outil, on serait perdus !


Quel est votre historique avec la solution Whoog ? Pourquoi avez-vous mis en place une solution digitale de gestion des remplacements au départ ?

M.L : Nous avons adopté la solution Whoog en juin 2019. Nous avons mis en place cette solution digitale à la fois pour gérer les absences court-terme inopinées, mais aussi pour gérer des missions plus longues (10 jours par exemple) suite à des absences prévues à l'avance. Nous avons donc en parallèle une utilisation dans l'urgence et une utilisation prévisionnelle.

Les objectifs avec la mise en place de la solution étaient les suivants :

  • Gagner du temps au quotidien pour trouver des remplaçants, car nous passions beaucoup de temps à rappeler nos personnels.
  • Gagner en qualité de vie au travail et en sérénité dans la gestion des absences.
  • Éviter aussi d'être intrusif dans la vie des nos soignants, qui acceptaient parfois des missions pour nous faire plaisir et soutenir l'équipe, mais ne se sentaient pas libres de refuser.
  • Avoir plus d'équité dans la répartition des heures supplémentaires : les ouvrir à tout le monde, et pas uniquement à un nombre restreint de personnes habituées.
  • Faciliter le recrutement via l'intégration de nouveaux vacataires, demandant parfois ensuite de rejoindre l'établissement en CDI, CDD.


Comment s'est déroulé le passage sur la solution Hublo ?

M.L : La migration a été très facile et fluide car parfaitement cadrée en amont par l'équipe technique d'Hublo et notre service informatique. Elle a duré une demi-journée seulement ! Elle a démarré en début d'après-midi, et le soir-même à 18h, nous étions alertés que la plateforme Hublo était opérationnelle.

Au cours de cette migration, tout notre réseau d'agents et vacataires a été transféré sans problème par l'équipe Hublo.

De leur côté, les agents utilisateurs de l'application ont été tout de suite conquis également.


La communication au sein de votre établissement, sur le changement d'outil, a t'elle été efficace ?

M.L : Oui ! Nous avons d'abord communiqué au niveau de l'encadrement à travers une réunion d'information, et une présentation aux organisations syndicales. J'ai ensuite effectué quelques relances téléphoniques pour m'assurer de la bonne intégration de l'information par les cadres, et nous avons fait plusieurs rappels lors des réunions et des points quotidiens précédant la migration.

Pour se préparer à prendre l'outil en main, l'ensemble de l’encadrement a bénéficié d’une formation en présentiel par notre interlocutrice Hublo. La formation a été très appréciée et productive. Les 18 cadres de l'établissement se sont rapidement approprié le logiciel et l'utilisent aujourd'hui sans aucun souci. En réalité, nous étions déjà habitués à l'utilisation d'une solution digitale, avec Whoog, donc la transition a été très simple !

Concernant nos agents et vacataires nous les avons informés via la communication mail très efficace proposée par Hublo, et à travers nos petites réunions internes (flash info), ainsi que la diffusion d'une note écrite.

En réalité, nous étions déjà habitués à l'utilisation d'une solution digitale, avec Whoog, donc la transition a été très simple !


Comment la nouvelle solution de gestion des remplacements a été accueillie ? Avez-vous pu mesurer l'impact du passage sur Hublo ?

M.L : Nous avons eu de très bons retours dès le départ de la part des cadres, qui ont notamment remonté les points positifs suivants :

  • l'affichage du compteur d'heures de chaque agent sur la plateforme
  • la possibilité de choisir entre plusieurs agents qui postulent à une même mission
  • la possibilité d'organiser son planning longtemps à l'avance sur la plateforme
  • ou encore, l'affichage des statistiques et du tableau de bord, beaucoup plus clairs que sur l'outil précédent.

De leur côté, les agents utilisateurs de l'application ont été tout de suite conquis également. Grâce à Hublo, leur quotidien est nettement plus confortable car ils peuvent couper complètement avec leur travail en sortant de l'établissement, et choisir leurs créneaux de disponibilité.

De mon côté Hublo représente un confort considérable... Anecdote : dimanche soir dernier, j'ai appris à la dernière minute l'absence d'une AS en réanimation, à 19h15 pour le soir même. J'étais très pessimiste sur le fait de trouver quelqu'un au pied levé... et pourtant ! J'ai trouvé quelqu'un dans l'heure pour effectuer la mission dans la foulée !

Aujourd'hui, la plateforme Hublo est encore plus ludique et facile d'utilisation. Si on nous enlevait cet outil, on serait perdus !