Témoignages
10/2/2021

Passer de Whoog à Hublo : entretien avec un Cadre de santé du CH de Nevers

Témoignage d'un Cadre supérieur de santé du Centre Hospitalier de Nevers, sur son utilisation de la solution de gestion des remplacements Hublo.

Témoignage d'un Cadre supérieur de santé du Centre Hospitalier de Nevers, sur son utilisation de la solution de gestion des remplacements Hublo.

Olivier Jallet est cadre supérieur de santé, à la direction coordination générale des soins, au Centre Hospitalier de Nevers. Ses missions ? L'organisation des soins et des services, du recrutement et du suivi RH des professionnels, et gestion des pools de remplacement de l'établissement

Le changement d'interlocuteur au démarrage nous a fait peur, mais nous avons eu ensuite le sentiment d'être accompagnés et entendus dans nos besoins.


Quel est votre historique avec la solution Whoog ? Pourquoi aviez-vous mis en place une solution digitale de gestion des remplacements au départ ?

O.J : Nous faisons partie des clients historiques de Whoog, nous utilisions la solution depuis 4 ans lorsque nous avons migré sur Hublo. En effet, il y a 4 ans, l'établissement cherchait une solution de gestion des remplacements et l'on m'a confié la responsabilité de ce projet. Nous sommes vraiment partis de 0 ! En mettant en place une solution digitale comme Whoog, nous avons souhaité :

  • Gagner du temps dans notre recherche de remplaçants, lors d'absences inopinées, de dernière minute, et de courte durée, et assurer la continuité des soins
  • Améliorer notre politique de compensation des HS, en donnant, via l'outil, la possibilité aux professionnels soit d'être rémunérés soit de récupérer leurs heures supplémentaires; pour récompenser l'effort de disponibilité effectué de leur côté
  • Ouvrir le champ de compétences et de mobilité des professionnels, en leur donnant la possibilité de découvrir des nouveaux services et de développer de nouvelles compétences.


Comment s'est déroulé le passage sur la solution Hublo ?

O.J : Au départ nous étions perplexes. Au delà du changement d'interlocuteur induit par cette migration sur Hublo, nous donnant l'impression de devoir tout recommencer, nous avons surtout eu peur que la transition entre les deux outils prenne beaucoup de temps. Les modalités de fonctionnement entre Whoog et Hublo étaient différentes au niveau de l’arborescence de compétences, des affectations et du rattachement des agents. D'autant plus que nous avions absolument besoin d'adapter sur Hublo, un document d'extraction de données mis en place spécifiquement avec Whoog. Cela a pris un peu plus de temps que prévu mais a permis de faire la transition dans de bonnes conditions.

Finalement, nous avons réussi à adapter ce document sur Hublo, et avons migré dans la foulée, le 17 décembre 2020 ! Le jour J, la migration en elle-même a été très rapide.


La communication au sein de votre établissement sur le changement d'outil de gestion des remplacements a t'elle été efficace ?

O.J : Oui, car nous avons bien communiqué en amont, aux agents utilisateurs de la plateforme et aux cadres de l'établissement.

À nos agents inscrits sur Whoog, nous avons diffusé 3 mails successifs, grâce à une extraction de leurs adresses mail faite par Sharon, notre interlocutrice Hublo : le 1er mail, pour les informer que la plateforme allait changer; le 2ème, pour rappeler la date de la migration; et le 3ème mail, juste avant le jour J, avec deux rappels sur la nouvelle plateforme Hublo : le fait qu'ils ne seraient plus rattachés à un cadre (mais à un service), et l'importance de mettre à jour leurs disponibilités.

À nos cadres nous avons fait une réunion d'information générale. Notre chargée de compte Hublo devait faire une session de formation de 2h à 42 cadres de l'hôpital, mais, les précautions sanitaires nous ont obligé à restreindre cette formation aux 11 cadres supérieurs. Cette formation a été très appréciée. Nous avons informé les cadres qu'il n'y aurait pas de missions postées le jour de la migration, pour la bonne mise en place de la plateforme. Nous nous sommes rendus disponibles pour toutes les questions éventuelles, mais il n'y a pas eu de remontées particulières !

Finalement, cette communication sur Hublo n'a été qu'une réactualisation de la première faite pour Whoog.

La personne qui pilote le projet doit certes y consacrer du temps en amont pour les paramétrages divers, et être vigilante au moment de la migration, mais celle-ci est ensuite très rapide. Il n'y a eu qu'une semaine "délicate" pour les cadres pour changer leurs habitudes. Pour les agents utilisateurs, le changement d'outil a été transparent !

Avec cette migration, il a fallu accepter certains changements, mais la manipulation du nouvel outil est très agréable.


Comment la nouvelle solution a été accueillie ? Avez-vous pu mesurer l'impact du passage sur Hublo ?

O.J : Les retours des agents sur Hublo sont très positifs : ils trouvent l'application et le fait de pouvoir postuler depuis leur smartphone super simple, et l'usage des SMS très pratique pour ceux qui n'ont pas de smartphone.

La migration sur Hublo a d'ailleurs reboosté notre réseau de professionnels : d'une part, de nombreux agents ont demandé de nouvelles compétences via la plateforme; d'autre part, de nouveaux professionnels de soins ont demandé à rejoindre notre réseau, grâce au bouche-à-oreille entre les agents !

Du côté des cadres, la nouvelle plateforme apporte également une grande satisfaction !

  • Elle est pratique à utiliser, simple d'utilisation, et ultra ergonomique, ce qui rend la navigation très agréable. La partie "tableau de bord" est également d'une clarté sans commune mesure avec ce que nous avions précédemment.
  • Nous pouvons désormais mettre plusieurs compétences pour chaque mission postée, et la diviser en plusieurs créneaux, ce qui nous fait gagner du temps et augmente les chances de trouver un professionnel disponible.
  • La gestion du réseau est claire et fluide. Le trombinoscope en ligne permet de visualiser en un coup d’œil les fiches d'informations de nos agents.
  • Il est très pratique d'avoir désormais une application accessible sur téléphone pour les cadres d'astreinte, car cela leur permet de lancer la mission en un clin d’œil depuis chez eux sur leur mobile.

Avec cette migration, il a fallu accepter certains changements, mais la manipulation du nouvel outil est très agréable.

La migration sur Hublo a reboosté notre réseau de professionnels : d'une part, de nombreux agents ont demandé de nouvelles compétences via la plateforme; d'autre part, de nouveaux professionnels de soins ont demandé à rejoindre notre réseau.


Comment avez-vous trouvé l'accompagnement mis en place par l'équipe Hublo ?

O.J : Le changement d'interlocuteur au démarrage nous a fait peur, mais nous avons eu ensuite le sentiment d'être accompagnés et entendus dans nos besoins. Par sa rapidité dans les réponses, et son souci avéré de prendre en compte nos problématiques, l'équipe Hublo nous a montré qu'elle était 100% disponible.