Des solutions peu efficientes et chronophages pour gérer les remplacements en milieu hospitalier

L'absentéisme et la gestion des remplacements constitue un défi majeur pour les établissements de santé, en particulier car les cadres de santé et le personnel administratif ne disposent pas d'outils efficaces comme Hublo, outil de gestion des remplacements pour les structures médico-sociales.

L'absentéisme et la gestion des remplacements constitue un défi majeur pour les établissements de santé, en particulier car les cadres de santé et le personnel administratif ne disposent pas d'outils efficaces comme Hublo, outil de gestion des remplacements pour les structures médico-sociales.

Les outils actuels utilisés pour la gestion des remplacements en milieu hospitalier entraînent une perte de temps et d’énergie chez les cadres de santé et sur le personnel administratif, au détriment d’autres activités. Ils génèrent un stress important et laissent planer un sentiment d’incertitude permanent qui complique l’organisation des établissements de santé face à l’absentéisme.

Les établissements de santé s’appuient aujourd'hui sur 4 solutions principales pour gérer les remplacements de personnels absents.

1. La création d’un pool de suppléance du personnel soignant

Photo d'une cadre de santé avec une partie du pool de suppléance de son personnel soignant.

👍 Avantages :

  • Permet de préserver l’activité et la qualité sans épuiser les professionnels de santé.
  • Sollicite des remplaçants recrutés et formés par l’établissement.

👎 Inconvénients :

  • Manque de flexibilité : le service de soins demandeur doit s’adapter au fonctionnement du pool.
  • Ne permet jamais de couvrir 100 % des besoins.
  • Institutionnalise l’absentéisme au sein de l'établissement de santé.


2. La sollicitation du personnel soignant pour des heures supplémentaires

Photo d'une partie du personnel soignant d'un hopital qui réalisent des heures supplémentaires.

👍 Avantages :

  • Les professionnels de santé qui connaissent bien l’établissement de santé, sa culture et son organisation habituelle.
  • Repose sur des ressources internes facilement accessibles.
  • Apporte une plus value financière pour les professionnels de santé.

👎 Inconvénients :

  • Comporte un risque accru de fatigue professionnelle pour les professionnels de santé, en les empêchant de reconstituer leur force de travail.
  • Expose le professionnel de santé au risque que l’établissement ne soit pas en mesure de lui faire récupérer ses heures supplémentaires ou de les rémunérer (en 2013, 40 % des professionnels de santé des établissements de santé déclaraient ne pas avoir récupéré en repos ou en rémunération les heures supplémentaires effectuées).
  • Est limitée par les plafonds réglementaires (15 à 18 h par mois selon les catégories).


3. Le recrutement de contractuels / vacataires

Photo d'une équipe de professionnels de santé recrutés pour des contrats de vacation.

👍 Avantages :

  • Permet à l'établissement de santé de recruter les professionnels de santé qu'il souhaite.
  • Permet aux vacataires d'acquérir des connaissances sur le fonctionnement de l'établissement et ses processus grâce à leur présence sur une durée significative.

👎 Inconvénients :

  • Nécessite un temps de formation sans garantie de relation pérenne entre l’établissement et le professionnel de santé.
  • Représente une charge administrative : sélection des candidatures, entretien, rédaction du contrat...


4. Le recours à des agences d’intérim

Illustration représentant le mot "intérim", une solution à laquelle les établissements de santé ont souvent recours pour palier leurs besoins de remplacements.

👍 Avantage : apporte des ressources complémentaires pour faire face à l’activité au sein de l'établissement de santé.

👎 Inconvénients :

  • Constitue un coût financier direct : prestation d’intérim, frais d’agence...
  • Comporte des coûts financiers indirects pour certaines catégories de personnels soignants : hébergement, repas, trajets etc.
  • Comporte des coûts cachés, induits notamment par la sous-qualité éventuelle, ou par le management d’équipes de soins hétérogènes.
  • Ne permet pas à l'établissement de santé de valider les compétences des professionnels de santé sélectionnés par l’agence d’intérim.
  • Implique une absence de culture d’établissement chez les intérimaires recrutés : cela induit souvent des difficultés à se coordonner avec d’autres professionnels de santé et peut mener à une perception négative par les équipes d’accueil.
  • Implique une absence d’évaluation, une dilution des responsabilités et l'absence de recours.


5. Une gestion des remplacements qui s’appuie sur des outils peu efficients, et constitue une tâche chronophage pour l’encadrement

Photo d'une équipe de cadres de santé et de personnels administratifs qui réfléchissent à l'organisation des remplacements de leur personnel soignant.

Le Directeur des soins d’un CHU parisien confiait :

La gestion de l’absentéisme, à travers les modifications de planning et la recherche de remplaçants, mobilise au moins deux heures par jour pour chaque cadre de service.

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Les cadres de santé jouent un rôle essentiel dans la gestion de l’absentéisme, notamment en organisant le remplacement des professionnels de santé absents dans des conditions souvent difficiles et avec des outils rudimentaires :

  • Après analyse de la charge de travail, le cadre de santé du service évalue si l’absence doit être remplacée.
  • Dans l’hypothèse où des aménagements de planning internes ne sont pas possibles, il faut alors rechercher un remplaçant.
  • Dans la majorité des cas, les outils utilisés pour gérer les remplacements consistent en des listes de contacts papier ou informatique (Word, Excel).
  • Le cadre de santé s’engage ensuite dans un travail de prise de contacts afin de trouver un remplaçant (appels téléphoniques, mails...).


6. Un procédé qui présente de nombreux inconvénients

Un professionnel de l'administration d'un hopital cède à la frustration face au défi que représente la gestion des remplacements du personnel soignant.

1. Il existe un risque d’éparpillement : le cadre de santé doit rassembler rapidement la liste des contacts pour effectuer le remplacement, tâche pouvant s’avérer difficile dans un environnement de travail surchargé.

2. La démarche est fastidieuse: appels, messages vocaux, demande de disponibilités, présentation de la mission, échanges divers, le tout sous réserve que la liste de remplaçants potentiels soit à jour.

3. Les cadres de santé ne disposent pas de visibilité automatique sur les disponibilités des professionnels de santé connus et sont obligés d’appeler « à l’aveugle ».

3. La traçabilité des appels passés demeure largement artisanale, créant une incertitude sur le suivi des candidats.

4. Une fois le remplaçant trouvé et validé, les cadres de santé doivent encore gérer les réponses négatives si d’autres candidats s’étaient positionnés ou continuent à se déclarer intéressés.

5. Les procédures de recherche de remplaçants ne sont pas harmonisées entre les services de l’établissement de santé, laissant place au « système D ».

6. Les démarches téléphoniques peuvent être perçues comme intrusives par les candidats potentiels (appels sur des heures consacrées à la vie personnelle)

7. Les outils comme des groupes WhatsApp ou encore Doodle restent largement insuffisants et incomplets pour permettre de gérer le processus de remplacement de bout en bout.

8. Certains établissements de santé ont opté pour une centralisation de la gestion des remplacements au sein d’une cellule rattachée à la direction des soins, mais par manque d’outils simples et collaboratifs, cette organisation peut créer des processus encore plus chronophages et générer une complexité additionnelle (partage de l’information avec les cadres de santé, fonctionnement inadapté pour la nuit et le week-end, etc.).