En 2026, le pilotage de la masse salariale est un enjeu stratégique majeur pour la pérennité des établissements de santé. Face à l'absentéisme, aux vacances et aux fortes tensions dans le recrutement des soignants, les directions des ressources humaines doivent ajuster constamment leurs effectifs pour assurer la continuité des soins avec agilité.
Pour y parvenir, deux modèles “s'affrontent” historiquement : le recours à une agence d'intérim, solution externalisée, et la vacation, qui privilégie la gestion en direct. À l'heure où les déficits budgétaires n’ont jamais été aussi profonds, analysons le coût complet et les bénéfices opérationnels de chaque solution.
Point de définition : quelles différences entre intérim et vacation ?
L'intérim, une flexibilité externalisée
Le travail en intérim repose sur une relation tripartite impliquant le soignant, l'établissement de santé et l'agence d'intérim (ou Entreprise de Travail Temporaire). L'agence signe un contrat de mise à disposition avec l'établissement et un contrat de mission avec le soignant. L'intérimaire est donc le salarié exclusif de l'agence, qui se charge de sa rémunération et de son placement au sein des différents services.
Pour l’établissement de santé, le coût inclut non seulement le salaire, mais aussi les Indemnités de Fin de Mission (IFM, 10 %), les congés payés (ICCP, 10 %), les frais de structure de l'agence ainsi que sa marge commerciale (souvent 15 à 25 % du chiffre d'affaires de la mission).
La vacation, ou CDD de remplacement, le choix de la gestion en direct
Avec un CDD de remplacement, l'établissement de santé redevient l'employeur direct du soignant. Contrairement à l'intérim, le professionnel est recruté et rémunéré par la structure elle-même pour combler un besoin ponctuel, sans faire appel à une agence externe. Ce modèle permet aux établissements de gérer les absences du quotidien en toute autonomie et de sécuriser la continuité des soins.
Attention, l'utilisation du terme « vacation » est en réalité un abus de langage :
- Dans le secteur privé (cliniques, EHPAD privés), le statut de vacataire n'a aucune existence légale. Les employeurs qui recrutent pour de très courtes durées signent juridiquement des CDD.
- Dans la fonction publique hospitalière, ce statut existe, mais il répond à une définition très stricte encadrée par la jurisprudence. Un véritable vacataire n'est pas embauché pour pourvoir un poste, mais exclusivement pour accomplir une tâche précise et ponctuelle, sans aucune continuité dans le temps, pour laquelle il est rémunéré à l'acte (à la tâche) et non à la durée.
Lois Valletoux et Rist : comment le cadre législatif redessine le recours à l'intérim ?
La Loi Rist et le plafonnement strict des dépenses
La loi tend à limiter l'intérim médical et paramédical. Le décret n°2025-612 et son arrêté de septembre 2025 imposent désormais un plafonnement strict qui inclut la rémunération brute du professionnel, ses frais annexes, ainsi que la marge de l'agence d'intérim. Les plafonds sont par exemple fixés à :
- 54 € HT de l'heure pour un infirmier (IDE)
- 73 € HT pour un IBODE ou un IADE
- 62 € HT pour un kinésithérapeute
- 2 681 € HT pour 24 heures de temps médical.
Des majorations spécifiques s'appliquent également dans les territoires d'Outre-mer, portant par exemple le plafond IDE à 75 € HT. Malgré ce plafonnement, le coût de l’intérim est encore trop élevé et oblige les établissements de santé à repenser leur stratégie de remplacement.
La Loi Valletoux et l'encadrement des jeunes diplômés
Depuis l'application du décret de la loi Valletoux en juillet 2024, les jeunes diplômés paramédicaux ont l'interdiction d'effectuer des missions en intérim avant de justifier de deux années d'exercice professionnel. En fermant la porte de l'intérim aux nouveaux talents, le législateur a tari le vivier des agences.
Conséquence directe : ces jeunes professionnels se tournent vers le contrat de remplacement. Les directions RH, si elles souhaitent capter ces profils, ont tout intérêt à structurer leurs offres.
Continuité des soins et optimisation budgétaire : pourquoi privilégier la vacation ?
Vacation : un gain de 50 000 à 80 000 € par ETP
L'écart financier entre les deux modèles est indiscutable :
- Une facture d'intérim applique un coefficient multiplicateur (souvent entre 1,8 et 2,5) sur le salaire pour couvrir la marge commerciale de l'agence. À cela s'ajoute une TVA de 20 % qui n'est récupérée par aucun établissement de santé (public, privé ou associatif). Ce seul mécanisme fiscal rend l'intérim structurellement 20 % plus cher que le recrutement en direct.
- À l'inverse, la vacation (CDD) repose sur une structure de coût épurée, sans intermédiaire et sans TVA.
Au global, une prestation d'intérim coûte entre 30 et 70 % plus cher qu'un contrat de vacation selon le type d'établissement. En moyenne, une journée de 10 heures d'un infirmier remplaçant coûte 780 € TTC en intérim, contre 383 € en vacation (et ce, même en offrant un salaire net attractif au vacataire).
Avec la vacation, l'établissement réalise une économie nette de 51 %, soit près de 397 € par jour et par soignant. Sur une année, cela représente une économie de 50 000 € à 80 000 € pour un seul poste équivalent temps plein (ETP) de remplacement.
Au-delà de la ligne tarifaire, une recrue externe engendre des « coûts cachés » de désorganisation souvent invisibles sur les budgets. Comme le démontre la méthode issue de l'étude Valoris, l'intervention d'un soignant peu familier avec vos protocoles génère une perte qualitative (retards, baisse de vigilance) pouvant atteindre 20 % de dégradation dans certains services. À l'inverse, un vacataire fidélisé, issu de votre propre vivier, est opérationnel dès la première minute, neutralisant ainsi ces coûts invisibles.
Continuité des soins
Un intérimaire est souvent une « nouvelle tête » qui, au-delà de nécessiter un temps d'intégration incompressible (présentation des protocoles, des locaux, des patients), est parfois perçu comme un véritable « mercenaire » de passage par les équipes en place. Ce temps caché, passé par vos titulaires à le former, grignote un temps médical précieux. De plus, son intégration souvent compliquée au sein du groupe et son départ tout aussi soudain génèrent une instabilité qui pèse sur la dynamique et le moral du service.
À l’inverse, le recours à la vacation via un vivier interne fidélisé permet de mobiliser des soignants qui connaissent déjà la culture et les procédures de la structure. Cette récurrence garantit une intégration immédiate, sécurise la prise en charge du patient et soulage considérablement la charge mentale des équipes en place.
La vacation : levier de fidélisation et de recrutement durable
Avant de solliciter des externes, un système de vacation digitalisé permet de proposer les missions en priorité au personnel salarié volontaire. Ce modèle optimise les ressources existantes, offre des heures supplémentaires attractives et renforce l'engagement des équipes.
En intervenant ponctuellement dans d'autres établissements du groupe, les salariés découvrent de nouveaux environnements et enrichissent leurs compétences sans quitter l'organisation. Cette mobilité interne est une alternative concrète au turnover : un collaborateur en quête de changement peut évoluer en interne, l'établissement conservant ainsi un talent qu'il aurait autrement perdu.
La vacation s'affirme également comme un outil de pré-recrutement efficace. Accueillir un vacataire permet à l'établissement et au soignant de se tester mutuellement sur le terrain, sans engagement initial. Lorsque le timing est le bon de part et d'autre, la conversion vers un contrat permanent se fait de manière fluide et naturelle.
Cette stratégie fait d'ailleurs ses preuves au quotidien : des structures de référence comme Korian ou l'ASA Toulouse utilisent activement les remplacements pour sourcer de nouveaux profils et concrétiser leurs recrutements durables.
CDD de remplacement : la vacation ubérise-t-elle la santé ?
« En travaillant à la mission, les soignants deviennent de simples prestataires indépendants précarisés. » Afin de déconstruire cette idée reçue, il est important de rappeler qu’il existe une distinction claire entre le statut d'indépendant et le cadre protecteur de la vacation.
À la faveur des crises sanitaires, certaines initiatives ont encouragé les soignants à adopter le statut d'auto-entrepreneur pour des missions courtes, faisant craindre une « ubérisation » de la santé.
Or, ce statut d'auto-entrepreneur, parfois plébiscité pour sa souplesse, fait l'objet d'un flou juridique pointé par le gouvernement. Fin 2021, les ministres Élisabeth Borne et Olivier Véran alertaient les ARS sur le « caractère potentiellement frauduleux » de ce montage. Ce statut est d'ailleurs formellement interdit pour les aides-soignants, dont la profession exige d'exercer sous la responsabilité d'un infirmier.
C'est précisément ici que la vacation se démarque radicalement de l'ubérisation. Pour collaborer en direct avec un établissement de santé sans passer par une agence d'intérim, le CDD de remplacement est la seule alternative légale et sécurisante.
Dans ce cadre, l'établissement redevient l'employeur direct. Ce modèle protège le soignant : il bénéficie d'un véritable contrat garantissant ses droits fondamentaux (maladie, retraite). Loin de précariser, cette gestion est même défendue par les partenaires sociaux : à l’hôpital de Troyes par exemple, le syndicat FO a exigé le maintien de Hublo, soulignant que la plateforme permet aux volontaires « de se faire payer les heures supplémentaires et non de les cumuler pour ne jamais les récupérer ».
Se constituer un vivier de vacataires : est-ce vraiment chronophage ?
« Je n'ai pas le temps de gérer un réseau, l'agence le fait pour moi. » Cet argument a longtemps justifié le recours automatique à l'externalisation. Construire et animer sa propre base de remplaçants (anciens CDD, retraités actifs, salariés volontaires) pouvait effectivement s'apparenter à un véritable casse-tête logistique à l'époque du tableur Excel et du téléphone.
Mais à l'ère de la digitalisation, cette idée reçue ne tient plus. La constitution d'un vivier de vacataires rend aujourd'hui la recherche de personnel en direct au moins aussi rapide, voire plus performante que l'intérim. Une réactivité qui fait ses preuves sur le terrain : des structures médico-sociales, à l'image de l'EHPAD La Résidence Catalane, s'appuient aujourd'hui avec succès sur la digitalisation de leur réseau pour combler leurs absences efficacement sans avoir à subir la dépendance et les coûts des agences externes.
Une fois le réseau structuré, le cadre de santé ne cherche plus manuellement ses candidats, c'est la technologie qui prend le relais :
- Sollicitation instantanée : fini le marathon des appels un à un. En publiant une mission sur une application comme Hublo, l'établissement alerte simultanément tous les professionnels qualifiés de son réseau, directement sur leur smartphone.
- Matching algorithmique : la technologie croise instantanément vos besoins avec les soignants inscrits et disponibles à proximité, garantissant une réactivité souvent supérieure à celle d'une agence d'intérim.
Loin de faire perdre du temps, animer son propre vivier de remplaçants via une plateforme permet de regagner en productivité. Auprès des établissements utilisateurs de Hublo, le gain de temps est ainsi estimé à 2,5 heures par jour en moyenne pour les cadres de santé.
Contrats et DPAE : la lourdeur administrative de la vacation est-elle avérée ?
Historiquement, le frein numéro un à la vacation n'était pas la recherche de candidats, mais bien la gestion de la paperasse : générer des contrats courts pour des missions de quelques heures et multiplier les Déclarations Préalables à l'Embauche (DPAE) s’apparentait à un véritable gouffre administratif pour les équipes RH.
En face, l'intérim a toujours renvoyé une image de simplicité : « On reçoit une facture et c’est bon ». Or, cette fluidité de façade cache en réalité de lourdes tâches de traitement :
- La vérification des relevés d'heures (souvent sources d'erreurs).
- Le rapprochement complexe des bons de commande avec les factures.
- La gestion des litiges comptables avec les agences.
Aujourd'hui, cette lourdeur de la vacation est automatisée. Les plateformes de gestion comme Hublo gèrent intégralement l'édition des contrats de vacation, l'envoi des DPAE et la transmission des éléments de paie. Le coût de traitement administratif du CDD de remplacement devient ainsi quasi nul, rendant le modèle en direct non seulement beaucoup plus économique, mais aussi plus fluide à gérer administrativement que l'intérim.
Engagement et fiabilité : comment sécuriser vos vacataires pour éviter un désistement de dernière minute ?
La hantise du cadre de santé : le coup de fil d'annulation à 6 heures du matin ou le vendredi soir avant un week-end critique. Face à ce risque bien réel, l'intérim a longtemps fait figure de filet de sécurité psychologique, transférant la responsabilité de trouver un remplaçant à l'agence.
Pourtant, déléguer à un intermédiaire externe présente une faille : l'intérimaire est souvent un professionnel de passage, ce qui limite son engagement envers l'établissement. Le CDD de remplacement, à l'inverse, est bien plus propice à créer un lien d'appartenance. Qu'il s'agisse de salariés en heures supplémentaires ou de professionnels externes fidélisés dans votre vivier, ces soignants connaissent votre culture, vos protocoles et vos patients. Ce lien de proximité est le premier rempart contre le désistement.
Trois leviers d'action pour engager vos soignants
Pour renforcer davantage encore la fiabilité de vos vacataires, vous pouvez aussi agir sur plusieurs leviers :
- Rencontrez vos vacataires : avant de les intégrer dans le réseau, prenez le temps de les rencontrez pour humaniser la relation et renforcer l’engagement.
- Communiquez un maximum d’informations : un soignant correctement informé sur sa mission, c’est un soignant bien plus susceptible de se présenter le jour J.
- Prévoyez des rappels de mission : à J-1 du remplacement. En constituant votre réseau de vacataire via une plateforme comme Hublo, ces rappels sont automatisés.
Un accompagnement humain pour sécuriser vos cadres de santé
Pour garantir l'adhésion de vos équipes et le succès de votre vivier, le déploiement d'une solution comme Hublo s'accompagne d'un suivi de proximité par nos chefs de projets :
- Une prise en main immédiate et des résultats rapides : l'interface de Hublo a été pensée pour être très intuitive. Vos cadres de santé s'approprient l'outil sans friction, ce qui permet d'obtenir un effet immédiat sur le taux de remplissage de vos missions.
- Un suivi personnalisé et régulier : au-delà du logiciel, nos experts assurent des points d'accompagnement réguliers pour accompagner et améliorer votre utilisation. Vous bénéficiez également d'un accès privilégié aux ressources et aux webinaires du cl[h]ub : le Club Hublo.
- La force d'une communauté de pairs : ce Club Hublo, c'est aussi l'opportunité d'intégrer un réseau d'établissements partenaires et ainsi échanger sur vos problématiques communes, partager vos meilleures pratiques de fidélisation et vous inspirer des réussites de vos confrères du secteur de la santé
Le débat entre intérim et vacation se pose désormais en termes de souveraineté RH, de soutenabilité financière et de continuité des soins. L'intérim n'a pas vocation à disparaître : il continue d'être utile pour recruter rapidement des soignants aux profils très spécialisés. Cependant, face au plafonnement imposé par la loi Rist et aux restrictions de la loi Valletoux, il est aujourd'hui indispensable de repenser la répartition entre intérim et vacation.
En digitalisant la gestion de leur propre vivier de remplaçants, les établissements de santé ont l'opportunité inédite de diviser leurs coûts, de maîtriser en interne l'identification et le recrutement de leurs remplaçants, et de réinvestir ce budget dans la qualité de vie de leurs équipes et la sécurité de leurs patients. Dans ce contexte, le CDD de remplacement s'impose en 2026 comme l'alternative la plus durable, qui répond à la fois aux aspirations individuelles et aux contraintes des organisations.
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