Essayez Hublo !
Le soin à domicile est un secteur exigeant, riche en relations humaines, mais qui souffre parfois d'un manque de valorisation. À Rennes, le Centre de santé des Gayeulles, rattaché à VYV3 Bretagne, regroupe un centre de soins infirmiers et un SSIAD. Une trentaine de salariés permanents y accompagnent chaque jour des patients et des personnes âgées pour faciliter leur maintien à domicile.
Lauriane Delin, Cadre coordonnateur des soins au Centre de santé des Gayeulles, nous explique comment la digitalisation de ses remplacements avec Hublo a permis non seulement d'optimiser le budget de l'établissement, mais aussi de créer une véritable vitrine pour attirer et fidéliser de nouveaux talents.
Une transition numérique pour harmoniser les pratiques et maîtriser les coûts
Il y a tout juste six mois, dans le cadre d'une régionalisation de l'outil au sein du groupe VYV3 Bretagne, Hublo est déployé au Centre de santé des Gayeulles. Pour Lauriane, l’adoption de Hublo a permis plusieurs choses :
- uniformiser la gestion RH,
- simplifier le quotidien de l'équipe d'encadrement,
- et optimiser les coûts liés aux solutions de remplacement traditionnelles.
La mise en place a été facilitée par un accompagnement structuré, incluant trois rendez-vous avec les équipes Hublo pour ajuster l'outil aux besoins du centre. Pour la gestion quotidienne, Lauriane est épaulée par deux infirmières coordinatrices qui cogèrent la plateforme, assurant ainsi une continuité parfaite, même en son absence.
L’accès à la plateforme a été ouvert aux salariés, dans une démarche transparente et respectueuse du rythme de chacun. « Les salariés ont eu le choix, ça n'a pas été imposé. Ceux qui ne souhaitaient pas le faire ne venaient pas dans le réseau. Et ceux qui l'ont fait en sont contents et s'approprient de mieux en mieux la plateforme », souligne Lauriane, qui reconnaît en Hublo « un outil très intuitif, simple d'utilisation ».
Côté budget, Lauriane préfère attendre une année complète d'utilisation pour dresser un bilan financier précis, mais après 6 mois, elle constate déjà une baisse « assez conséquente » du recours aux agences d'intérim externes. En centralisant ses demandes sur la plateforme, l'établissement a vu son besoin en renforts extérieurs chuter d'une vingtaine de journées par mois à seulement deux ou trois jours. Une diminution drastique qui répond d'ores et déjà à l'objectif initial de maîtrise des coûts.
Des remplaçants fidélisés grâce à un accueil soigné au sein de l’établissement
Si le Centre des Gayeulles réussit à fidéliser ses vacataires, c'est aussi grâce à une intégration claire et bienveillante. Travailler à domicile implique une grande autonomie, ce qui peut parfois impressionner lors d'une première mission. Pour pallier cela, Lauriane et son équipe ont mis en place un accueil « clé en main » qui sécurise immédiatement les remplaçants :
- Un contact humain avant tout : chaque nouveau profil est contacté par téléphone pour évaluer son expérience du domicile, lui expliquer le fonctionnement du centre et instaurer un climat de confiance.
- Des conditions de travail facilitées : le matin de la mission, l'équipe s'assure que tout est prêt. « Ils ont un téléphone professionnel avec une application contenant les dossiers de soins et leur tournée pré-faite, une sacoche avec le matériel, et une fiche explicative », détaille Lauriane. Le téléphone permet également de rester en lien avec l'équipe titulaire en cas de difficulté.
Cette préparation garantit une prise de poste plus sereine, une attention particulièrement appréciée par les soignants qui découvrent la structure.
Une routine de gestion du réseau qui favorise le choix et la qualité
Plutôt que de fonctionner dans l'urgence, Lauriane a adopté une routine Hublo proactive :
- L'anticipation : les missions sont publiées entre 15 jours et 1 mois à l'avance.
- Le choix du meilleur profil : une fois la mission postée, l'équipe encadrante se laisse environ 48 heures pour récolter plusieurs candidatures. Grâce à cette anticipation, les missions sont généralement pourvues en deux jours seulement, ce qui leur permet de sélectionner le soignant le plus adapté au besoin du jour, plutôt que de faire appel au premier profil disponible.
- Un réseau qualifié : une fois par semaine, Lauriane prend le temps de trier les candidatures, de relancer pour les documents manquants et d'écarter les profils inactifs. Cette rigueur lui garantit aujourd’hui un vivier de 59 professionnels (dont 14 salariés internes et 45 vacataires externes), soit un réseau de renforts représentant près du double de son effectif permanent.
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